Gestão de compras: como negociar prazos e dívidas com fornecedores

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Um dos quesitos mais importantes para que uma empresa mantenha sua boa saúde financeira é ter as habilidades necessárias para negociar prazos e dívidas com os fornecedores quando preciso. Nesse contexto, a boa gestão de compras pode representar um fator crucial para o negócio desenvolver sua força competitiva no mercado.

O setor de compras de uma companhia é uma engrenagem essencial para que o funcionamento de todo o processo ocorra da forma mais fluida possível. Logo, aquelas instituições que desejam obter um crescimento considerável, mantendo-se competitivas diante do mercado, precisam entender a importância da gestão de compras e considerar todas as estratégias nela existentes.

O primeiro passo é planejar uma negociação com foco em atender às necessidades da empresa. Ainda não sabe como? Veja, abaixo, como fazer uma gestão de compras eficiente, adotando medidas estratégicas simples e práticas!

A importância de uma gestão de compras eficaz

Antigamente, boa parte do trabalho era realizada de forma manual pelos trabalhadores, o que exigia muito tempo e deixava as tarefas propensas a inúmeros erros. Hoje, as organizações já perceberam que é essencial o investimento em boas práticas de gestão de compras e na tecnologia — caso contrário, acabariam ficando para trás da concorrência.

Com as constantes transformações do mercado, as instituições passaram a tratar o setor de compras de forma diferente, fazendo com que a área se tornasse mais antecipatória nas tomadas de decisão. Isso aumenta, de fato, a qualidade dos materiais adquiridos pela empresa, beneficiando a qualidade final do produto e aumentando o grau de satisfação do cliente.

Como já foi dito, há algum tempo, o setor de compras incluía muitas atividades braçais e sem nenhum tipo de estratégia. Atualmente, porém, o processo de gerir as compras conta com ferramentas que auxiliam os colaboradores na obtenção dos melhores resultados possíveis para que realizem tal atividade.

12 práticas recomendadas para negociar com fornecedores

1. Defina uma estratégia de compra

Cada negócio deve ter uma gestão de compras estabelecida para garantir o volume de mercadorias e serviços na data certa e com o menor custo possível. Para tanto, conheça bem os fornecedores e descubra meios de fazer negócios que atendam melhor às necessidades da empresa.

Uma dica é utilizar os registros de vendas passadas para realizar uma projeção futura. Baseie-se nessas informações para programar uma compra maior dos produtos e serviços que têm datas e volumes certos para saírem. Quanto maior o valor da compra, mais prazo você poderá conseguir.

Para uma estratégia de compras bem-sucedida, veja, abaixo, três iniciativas que devem ser tomadas já.

  1. Elabore uma lista com todos os fornecedores homologados para a empresa, que deve ser revista periodicamente (dependendo, é claro, da dinâmica do negócio e da dificuldade de se encontrar e homologar novos fornecedores). Isso evita o “comodismo” e a concentração em apenas um ou poucos fornecedores.
  2. Prepare, também, um cadastro de todos os produtos comprados com frequência e necessários para sua operação. Assim, você acompanhará os preços pagos historicamente e identificará flutuações que possam prejudicar sua margem. Às vezes, praticamos preços de venda com base em uma informação desatualizada de custo — e isso pode ser bastante prejudicial aos resultados.
  3. Defina, em sua rotina, dias específicos para as compras dos produtos necessários à sua operação. Neles, você — ou o profissional responsável pelas aquisições — poderá se dedicar, de maneira focada, às cotações e negociações de preços e prazos.

2. Use estratégias de negociação

Quando fizer contato com um fornecedor, ouça mais. Faça perguntas e registre todas as informações que considerar relevantes para uma negociação futura: provavelmente, o fornecedor já faz isso para tentar vender um volume maior. Informação é poder — e quem tiver mais e de forma precisa, fará negociações melhores.

Uma estratégia que pode ser utilizada com sucesso em sua gestão de compras é contar com a psicologia como aliada das negociações. Prometa (se puder cumprir, obviamente) concentração de pedidos e compras maiores no futuro em troca de mais facilidades, como prazos, descontos e outras vantagens.

3. Planeje pagamentos à vista com descontos, se seu caixa permitir

O pagamento à vista ajuda a fortalecer o poder de negociação do comprador. Essa é uma estratégia fundamental para reduzir os custos das mercadorias e serviços, podendo melhorar consideravelmente a taxa de lucratividade na revenda. No entanto, é preciso planejamento e dedicação para isso.

Faça uma reserva de caixa para reduzir as compras a prazo. À medida que o valor desse fundo for aumentando, dê preferência para as compras à vista e consiga descontos melhores. Com isso, além de otimizar a gestão de compras, o grau de endividamento da empresa será reduzido.

Às vezes, uma compra à vista é brindada com um desconto significativo, maior até que o custo do capital necessário. Na ponta do lápis, isso pode representar uma redução de custos para seu negócio e, consequentemente, deixar seu caixa mais livre para outros compromissos.

4. Construa relacionamentos “ganha-ganha”

Em uma negociação vantajosa para ambos os lados, é preciso, além de franqueza, que cada parte ceda um pouco. Esse processo ficará mais fácil e confiável se houver um laço de confiança envolvido. Além disso, o relacionamento possibilita a troca de informações valiosas, diminuindo a tensão durante as negociações.

Atente, no entanto, para evitar comodismos. Muitas vezes, as companhias acabam se acostumando a um fornecedor e aos interlocutores com os quais fecham negócios, e isso se traduz em aumentos de preços e queda na qualidade do atendimento, entre outros prejuízos.

5. Aja com racionalidade

Para melhorar o poder de negociação de prazos e dívidas com os fornecedores, elimine o fator emoção da gestão de compras.

Não confunda a amizade com os negócios. O relacionamento deve ser desenvolvido para fins estratégicos, mas a relação “ganha-ganha” só será possível se mantiver as emoções separadas da razão.

6. Deixe claro que existem outras opções de fornecedores

É claro que você deve sempre valorizar seu fornecedor e é extremamente necessário que estreite um bom relacionamento com ele. Mas, por mais que se tenha interesse em um item com exclusividade, é bom sempre lembrar que existem e que você pode contar com outras opções no mercado.

Esse modelo de negociação pressiona o fornecedor e mostra que você também pode negociar ou fechar um acordo com outras empresas. Utilizando essa técnica, a tendência é que a negociação ocorra com maior fluidez, facilidade e preços mais atrativos.

Um ponto a ser observado é: adote tal tática se (e somente se) realmente você tiver outras opções de fornecimento no mercado. Se não tiver, você pode acabar ficando sem ou até mesmo pagando um valor acima do usual pelo produto ou serviço. Portanto, é muito importante procurar por outros orçamentos antes de negociar.

7. Indique as objeções

Geralmente, processos de negociações geram objeções, principalmente por parte do comprador. Então, é imprescindível que você deixe evidente quais são elas, para que fique explícito aquilo de que realmente necessita.

Assim, o fornecedor poderá oferecer as soluções que atendam às suas demandas. Outra vantagem desse modelo de negociação é que as conversas são realizadas de acordo com tais objeções, e não com ofertas padrões. Logo, o fechamento do negócio é mais fácil e pode chegar ao famoso “ganha-ganha”.

8. Use os gatilhos mentais

O gatilho mental é uma técnica muito utilizada na psicologia, porém pode ser útil dentro das empresas. Trata-se de uma ferramenta de comunicação que possibilita que o destinador seja convencido a realizar alguma ação de forma inconsciente.

Quando estamos falando de uma negociação, essa é uma forma de fazer com que o fornecedor venda a valores mais baixos e com melhores condições, como prazos atraentes. No caso de uma dívida, você consegue, ainda, melhores formas de pagamento e de prazos para quitação.

Existem vários gatilhos mentais que podem ser empregados. O da reciprocidade é o mais eficiente: nessa situação, você oferece ao fornecedor um benefício em troca de uma negociação, como pagamentos à vista, realização de negócios a longo prazo, entre outros.

9. Adote a técnica do espelho

É importante salientar que a postura corporal é uma atitude muito importante dentro de uma negociação. Comportamentos ou gestos podem mostrar algo que você está ocultando em suas falas.

Com uma boa postura corporal, é possível transmitir uma imagem de empatia e confiança para seu fornecedor, fato que abre mais as chances de negociação entre as partes. Uma dica é imitar alguns gestos da pessoa para que, assim, consiga gerar esses sentimentos nela.

Mas tome cuidado: não copie todas as atitudes do fornecedor, pois você pode parecer falso. Observe o máximo possível para encontrar as oportunidades de utilizar essa técnica e conseguir melhores condições nas negociações.

Com tal tática, você consegue obter boas condições nas negociações. E isso trará benefícios para o negócio.

10. Utilize a técnica dos 10%

A ideia dessa estratégia é estipular um limite máximo para o orçamento e, por fim, retirar 10% do valor. Vamos trabalhar com um exemplo: se você estipular que o valor máximo que pode ser pago é de R$ 10.000, então diga para seu fornecedor que pagará R$ 9.000.

Sua oferta pode ou não ser aceita de imediato. Por isso, é necessário ter bastante flexibilidade durante o processo de negociação, conseguindo um preço de acordo com seu limite de orçamento. Um ponto que pode ser obtido dessa técnica é a certeza de que o desconto esteja de acordo com a qualidade dos itens a serem adquiridos.

11. Controle seu lado emocional

É muito importante ter controle emocional em qualquer tipo de situação em sua vida, principalmente em processos de negociações. Caso contrário, você pode deixar que tudo vá por água abaixo.

Procure não mostrar muita empolgação em processos de negociação, pois seu fornecedor pode se aproveitar do momento para cobrar um valor além do que seria pedido.

12. Trate o fornecedor como parceiro

A chave para o sucesso em um negócio é ter bons relacionamentos. Assim, você conseguirá estabelecer laços de confiança e terá uma parceria duradoura com seu fornecedor.

Além disso, durante uma negociação, é muito importante mostrar que você trata seu fornecedor como um parceiro (e não como um vendedor). Lembre-se de que uma parceria é sinônimo de vantagem para ambos os lados.

Sendo assim, tratando seu fornecedor como parceiro, será muito mais fácil e transparente o processo de negociação de dívidas, formas de pagamento, prazos e fornecimento de produtos ou serviços. Ou seja: não abra mão de uma possível parceria, pois ela provavelmente vai gerar bons frutos para a empresa.

Com base nas dicas apresentadas, elabore um planejamento mais eficiente para a gestão de compras e otimize as negociações diante dos fornecedores. Isso será fundamental para garantir a saúde financeira do negócio.

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  1. André Toledo

    Dicas valiosas para o meu trabalho como Analista de loja em uma rede de restaurantes na capital paulista. Afinal, trabalhar com gestão de compras é um desafio constante pela busca do melhor custo-benefício para a empresa e, ao mesmo, construir relacionamentos de longo prazo com fornecedores, comunidade, concorrentes e clientela nem sempre é fácil! Pelo contrário, para ser um bom profissional nessa área é necessário muita dedicação, paciência, bom humor, criatividade e espírito de equipe para lidar com tantas variavéis e particularidades no ramo da alimentação.

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