Grandes empresas possuem modernos sistemas para a mensuração de custos e despesas. Neste tipo de organização, os custos operacionais são medidos diretamente nos centros de custo e repassados ao ERP (Enterprise Resource Planning). Contudo, nas micro, pequenas e médias empresas as coisas não são tão simples assim. Em muitas delas, os custos operacionais são pouco estudados.
O objetivo deste artigo é trazer uma visão mais financista para micro, pequenas e média empresas sobre os custos operacionais. Vamos detalhar o que eles são, como são calculados e quais são as principais estratégias para reduzi-los. Vamos explicar também como se diferencia os custos e as despesas nas organizações.
Qual é a diferença entre custos e despesas?
Antes de darmos andamento com a questão dos custos é necessário fazer uma importante diferenciação. Diferentemente de nossa vida pessoal, em finanças empresariais, custos e despesas são coisas bastante diferentes. Os custos estão ligados aos desembolsos atrelados à produção da empresa, enquanto despesas são ligadas às atividades acessórias.
Para exemplificar, vamos observar dois casos, uma empresa do setor industrial (produtos) e outra do setor de manutenções presenciais (serviços). Os exemplos de custos e despesas para cada uma das empresas podem ser vistos na tabela abaixo.
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Indústria |
Empresa de Serviços |
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| Custos | Despesas | Custos | Despesas |
| Energia Elétrica | Mão de obra administrativa | Mão de obra direta | Energia elétrica |
| Empregados de produção | Aluguéis | Insumos para os serviços | Alugueis |
| Matéria Prima | Frete | Gastos com deslocamento | Alimentação de funcionários |
| Insumos de produção | Uniformes | Manutenções nos equipamentos | |
Repare que o item energia elétrica é custo para a indústria, mas despesa para a empresa de serviços. No caso da indústria, é possível se medir o valor do Kw gasto por peça, logo, energia é custo direto. Tudo o que está ligado à produção econômica é custo e as demais atividades são despesas. Despesas são atividades de suporte, como mão de obra indireta e gastos administrativos.
É importante saber diferenciar o custo da despesa, pois é desta diferenciação que tiramos as margens bruta e líquida da empresa. Sem a correta diferenciação, pode ser que os indicadores de rentabilidade sejam deformados, causando uma impressão financeira irreal.
O que é o custo operacional ótimo?
O custo operacional ótimo é aquele que maximiza a lucratividade da empresa. Numa perspectiva ideal, a ideia seria que os custos pudessem ser reduzidos ao mais próximo possível de zero. Contudo, sabemos que se a empresa reduz excessivamente seus custos, pode ser que os produtos piorem e as venda caiam.
Por isso, o custo ótimo é o ponto em que o lucro por unidade vendida seja o maior possível. No momento em que os lucro continuam subindo, mas a proporção lucro/vendas começa a cair, já se ultrapasso o custo ótimo. É impossível que as empresas sempre estejam no ponto ótimo, em geral, elas trabalham para atingir o valor possível mais próximo a ele.
Como os custos operacionais revelam o ponto de equilíbrio do negócio?
A estrutura básica de qualquer negócio pode ser expressa pela seguinte categorização de contas:
| Receita Líquida de Vendas |
| (-) Custos Operacionais |
| (=) Resultado bruto |
| (-) Despesas Operacionais |
| (=) Resultado Líquido |
| (-) Despesas Financeiras |
| (-) Impostos sobre lucro |
| (=) Lucro Líquido |
O resultado bruto (3ª linha) representa o quanto sobre após o pagamento dos custos diretos de produção. Este valor também representa o ponto de equilíbrio do negócio, ou seja, ponto em que os recursos começam a financiar as despesas da empresa e não apenas a sua produção. Uma empresa que vende R$100 em produtos e possui um custo de R$100, terá resultado bruto igual a 0.
Na prática, o resultado bruto precisa ser grande o bastante para cobrir todas as despesas operacionais e financeiras. Caso contrário, a empresa terá prejuízos sistemáticos.
Mas, para que serve o ponto de equilíbrio? Ele serve para ajudar o empresário a entender se a venda de um produto ou serviço vale ou não a pena. Imagine que uma empresa precise manter uma estrutura que lhe custa R$100 mil/mês. Este é seu ponto de equilíbrio, ou seja, o resultado bruto precisa ser de R$100 mil para não haver prejuízo. A partir de R$100 mil, a empresa passa a dar lucro.
Para se chegar ao resultado bruto, é imprescindível que os custos operacionais sejam mensurados corretamente. Caso contrário, ou a empresa será pouco competitiva, ou terá prejuízos e quebrará em pouco tempo.
Leia aqui o nosso Guia Completo sobre Capital de Giro.
Como reduzir custos operacionais na empresa?
A redução dos custos operacionais é um dos maiores desafios dos gestores. Quando tais reduções são conseguidas, o impacto no lucro da empresa é enorme, visto que a economia é imediatamente repassada ao resultado bruto. Existem muitas estratégias para se concretizar a redução dos custos operacionais, neste texto vamos tratar de algumas das mais importantes.
Não existe uma regra para a aplicação de metodologias de redução de custos operacionais. Uma empresa pode muito bem empregar várias ao mesmo tempo ou até mesmo outra que não esteja em nossa lista
A estratégia da inovação
A estratégia da inovação tecnológica é de longe uma das mais usadas para se reduzir custos em empresas industriais. Em indústrias, geralmente o preço não é tão flexível quanto no comércio ou serviço, então deve-se reduzir custos nos processos internos. A mecânica desta técnica é a seguinte: substitui-se um processo ou equipamento por outro mais econômico, derrubando o custo operacional.
Esta estratégia também pode ser aplicada em empresas de comércio e serviços, embora nas indústrias ela seja mais visível. Imagine o caso de uma forjaria que gaste 0,3kw/peça produzida. Se ela trocar seu equipamento por um que gaste 0,22kw/peça, o custo operacional será reduzido em 27% apenas neste processo.
Agora imagine uma empresa de serviços de manutenção que gaste 1 insumo por atendimento. Se ela trocar o material por outro mais moderno que aguente 1,2 atendimentos, o custo operacional será reduzido em 20%. Estes exemplos poderiam ser usados também em empresas comerciais de tipos diversos.
A estratégia de inovação tecnológica muitas vezes acaba elevando outros custos como os indiretos ou financeiros. Por este motivo, deve-se fazer os cálculos para ver se é viável ou não o investimento a ser realizado. Caso uma empresa obtenha ganhos no custo operacional com uma máquina, mas o valor do bem não compense estes ganhos, não há justificativa para o investimento.
A estratégia da compra em volume
A estratégia da compra em volume é muito boa para empresas de todos os segmentos, mas especialmente do comércio. Todos sabem que se a compra é feita em volumes maiores, pode-se negociar preços unitários menores. No caso, preços unitários menores se traduzem em menores custos operacionais.
A pergunta que fica é: como os custos operacionais cairão se o valor absoluto total comprado aumentou? A resposta para esta pergunta está no fato de que a contabilidade só reconhece como custo direto, aquilo que de fato foi vendido, desconsiderando os estoques. Aqui temos revelado um trade-off entre custo de aquisição e custo operacional total.
Imagine uma empresa do ramo de comércio. Imagine agora que ela pode comprar 100 unidades de um produto por R$800 e 1000 unidades por R$6000. Uma conta simples nos mostra que o valor unitário pode cair de R$8 para R$6 se forem compradas mais unidades. O grande problema é que a empresa, para obter o desconto, deve comprar um volume 10 vezes maior. Como o gestor pode viabilizar esta compra? Ou ainda, como saber se ela é ou não vantajosa? Para isso, é necessário entender o custo de aquisição e de capital.
O desconto para a compra de um volume maior é de R$2, ou no caso, 25%. Considerando que a empresa consiga um empréstimo para capital de giro de baixo custo, como os oferecidos pela Biz Capital, a operação vale muito a pena. Um empréstimo de 8%a.a. ainda conferiria a empresa um ganho de 17% na compra de volumes maiores.
Obviamente que se deve observar questões de capacidade de estocagem, transporte, perecibilidade da mercadoria, etc. Mas em geral, comprar em volumes maiores é bem vantajoso quando se tem crédito acessível, como as linhas oferecidas pela Biz Capital.
A estratégia da redução de desperdícios
A estratégia de redução de desperdícios também é outra bastante útil, tanto para redução de custos operacionais quanto de indiretos. No caso dos custos operacionais, este tipo de estratégia é mais interessante para empresas industriais ou de serviços.
A ideia é bastante óbvia, os custos operacionais serão reduzidos em função das menores perdas ao longo do processo. Imagine uma indústria que perca 50g de matéria prima ao longo da fabricação de um produto. Se ela conseguir reduzir a perda para 30g, já houve um ganho substancial em relação aos custos operacionais.
A estratégia de redução de custos está quase sempre aliada à estratégia de inovação, visto que uma viabiliza a outra. Se uma empresa precisa reduzir desperdícios, é muito provável que faça alguma inovação no processo. Nas empresas comerciais, os desperdícios são mais comuns nos casos em que se trabalha com produtos perecíveis. Nos demais, este tipo de problema é menor.
Leia aqui sobre Capital Social: o que é e qual importância para o seu negócio
A estratégia da terceirização
A estratégia da terceirização tem sido cada vez mais usada por todos os tipos de empresas. O funcionamento da estratégia é simples, entende-se que uma empresa especializada no serviço pode realizá-lo com maior eficiência. Na prática, os custos operacionais podem ser drasticamente reduzidos quando se trabalha com empresas terceirizadas.
Imagine uma indústria que fabrique vários componentes, cada um contribui de alguma forma para o custo operacional total. Se a empresa encontrar um terceiro especializado em algum componente, provavelmente o custo da terceirização compensará. A divisão do trabalho provoca uma grande redução de custos para as empresas e a terceirização massiva prova isso.
Os custos diretos de produção são fortemente influenciados pela especialização do pessoal e do maquinário empregado. Empresas com pessoal mais capacitado e maquinário mais avançado conseguem praticar custos menores, assim, podem se especializar em um nicho. A venda de produtos ou serviços especializados na forma de terceirização acaba ajudando outras empresas.
Não é incomum vermos casos de empresas que pagam valores abaixo do seu custo operacional às firmas terceirizadas para determinados tipos se serviço.
A estratégia da diferenciação do produto ou serviço
A estratégia da diferenciação é muito usada para a redução proporcional dos custos de produção. Isso porque os custos operacionais não são reduzidos de forma absoluta, mas de forma proporcional à estrutura geral de custos. Muitas empresas empregam estratégias de legitimação do produto para obter maior valor de venda com o mesmo custo de produção.
Vamos analisar o caso da Samsung e da Apple. As duas empresas são altamente tecnológicas, ambas possuem fabricas na Ásia e os produtos são feitos a partir da mesma matéria prima. O custo que a Apple sustenta para fabricar 1 iPhone é quase o mesmo que a Samsung tem para seus aparelhos, contudo, o iPhone custa 2 ou 3 vezes mais.
A estratégia de diferenciação permite que os custos operacionais ocupem um espaço menor no resultado da Apple. Como consequência, ela pode empregar mais recursos em pesquisa e marketing, elevando ainda mais o valor de seu produto.
Repare que o custo operacional do iPhone é até um pouco maior que o de um Samsung, a questão é que este custo pesa menos para a Apple do que para o fabricante coreano.
Como calcular os custos operacionais da empresa?
O calculo dos custos operacionais é feito por categorização e/ou rateio. No caso de uma empresa comercial eles serão os valores das mercadorias vendidas. No caso das indústrias e prestadoras de serviço, eles são os custos diretos de produção. Neste último caso, matérias primas, mão de obra direta, insumos, energia e afins podem ser tidos como custos operacionais.
Quando não se pode medir exatamente, realiza-se o rateio, que é basicamente distribuir o custo operacional total a cada processo conforme pesos predefinidos. Os custos mais rateados são mão de obra e energia.
Conclusão
Os custos operacionais são a chave da contabilidade gerencial. A partir deles, toda a estratégia de custos da empresa se desenrolará. Os avanços tecnológicos e estratégias de compras podem reduzir muito estes custos, para tal, é imprescindível que a empresa conte com linhas de crédito -como as da Biz Capital- compatíveis com cada alocação de capital realizada.
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