Parece que seus dias têm menos de 24 horas porque nunca consegue fazer tudo o que era preciso ser feito? Fique tranquilo, isso é mais comum do que você imagina. Além de ser comum, é importante saber que tem solução. Pensando nisso, trouxemos dicas valiosas que vão te mostrar como aumentar a produtividade e fugir dos labirintos irresistíveis da procrastinação.
Como aumentar a produtividade com 5 dicas infalíveis
A rotina do empreendedor não é fácil, mas a gestão de tempo pode ajudar e muito! É essencial organizar seu dia, listar o que precisa ser feito, priorizar as tarefas e contar com ferramentas que auxiliem, como checklists e lembretes.
Para isso, separamos 5 dicas que, com certeza, vão aumentar a sua produtividade.
Planeje as suas tarefas
Parece óbvio, e é mesmo. Porém, é essencial: você precisa determinar o que precisa ser feito.
Pouco tempo depois de chegar ao trabalho, você já conferiu o resultado da mega sena, já fez aquele Pix que precisava, leu as notícias do dia e até olhou o seu horóscopo.
Mas, já parou para se pensar se é isso mesmo que precisa ser feito nas primeiras horas do dia?
Por isso, anote tudo o que você precisa fazer no dia. Crie a sua lista de tarefas como uma checklist, pode ser em caderno, em um bloco de notas digital ou até em aplicativos voltados para isso, como o Microsoft To do.
Se você lembrar de mais alguma coisa durante o dia, acrescente à lista. DICA: Lembrou de alguma tarefa que toma menos de dois minutos do seu tempo? Então, faça na mesma hora.
E, ao longo do trabalho, vá marcando o que foi feito. Você vai ver como é prazeroso ter todas as tarefas concluídas no fim do dia.
Entender tudo o que precisa ser feito é o primeiro e talvez um dos pontos mais importantes quando o objetivo é saber como aumentar a produtividade.
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Faça uma lista de prioridades
Agora que você já sabe o que precisa ser feito, é muito importante saber por onde começar.
Eu tenho certeza que você já se pegou fazendo uma tarefa cuja a data de entrega é para a semana seguinte, no lugar de um outro trabalho cujo prazo de entrega é mais curto.
Não se culpe, talvez você tenha um bom motivo para ter invertido a ordem de prioridade e existe uma razão nisso tudo.
Certamente você optou pela tarefa mais fácil ou pela que você mais gosta de fazer. Mas esse pode não ser o melhor caminho para a produtividade.
No entanto, não se preocupe. Existem formas para te ajudar a saber priorizar. Duas técnicas que podem ajudar são as matrizes de Eisenhower e RACI.
Veja abaixo exemplos:
Então, fique atento! A inversão de prioridades é grande inimiga da produtividade. Para aumentar a produtividade, é preciso fazer uma lista de prioridades e segui-la com determinação.
Faça pausas
Nós precisamos fazer pausas regulares depois de cumpridas algumas exigências pessoais ou do próprio ambiente corporativo. Isso é essencial para manter o bom funcionamento do seu cérebro, sem desgaste mental.
Por isso, vamos te apresentar uma técnica consagrada que vai ajudar a trabalhar muito mais fazendo as chamadas pausas regulares: o Método Pomodoro.
Você deverá trabalhar por 25 minutos de forma ininterrupta. Mesmo! Foque, deixe o celular de lado e não disperse sua atenção. DICA: ponha um alarme para tocar depois de 25 minutos.
Passado esse período, permita-se descansar por cerca de 5 minutos. Vale por o alarme aqui também.
Você deve fazer o mesmo procedimento por 4 vezes em sequência para depois pegar uma pausa maior, de cerca de 15 a 20 minutos.
É muito provável que isso aumente a sua produtividade.
Não seja multitarefas
Fazer tudo ao mesmo tempo não é um grande negócio. Só as mães conseguem ser assim. Mas, no trabalho, não é uma boa opção.
Por mais que fazer diversas coisas ao mesmo tempo transmita alguma sensação de produtividade, não se engane.
Isso pode confundir o seu cérebro e o resultado líquido de trabalho após uma hora imerso em muitas tarefas simultâneas, certamente, será menor do que se você tivesse optado por dividir e criar uma ordem de prioridades. O Método Pomodoro também ajuda nesse sentido.
Existem diversos estudos que mostram que o nosso cérebro trabalha melhor quando damos foco a uma tarefa específica. Pois é, quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo, não faz nada bem feito.
Pense nisso.
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Comece pelas tarefas mais difíceis
Deixar as tarefas mais difíceis para depois não é um bom negócio. Isso transmite uma mensagem clara de estarmos sob o domínio da famosa procrastinação.
A exceção aqui são aquelas tarefas fáceis e com prazo curto, como o exemplo das tarefas de menos de 2 minutos que demos acima.
Por isso, comece pelo mais difícil. Afinal, se uma tarefa exige muito de você, é melhor que coloque a “mão na massa” com a cabeça “descansada”, pronto para riscá-la da sua lista de tarefas do dia.
Fala a verdade, poucas coisas são tão boas quanto ir riscando as tarefas que já foram realizadas ao longo do dia, não é mesmo?!
Pois, bem, aproveite esse prazer para tirar da sua frente aquilo que te aflige, mesmo que de forma inconsciente.
Agora que você já sabe como aumentar a produtividade, chegou a hora de colocar tudo em prática e fazer seu dia render mais.
André Galhardo é economista-chefe da Análise Econômica, professor universitário nos cursos de Ciências Econômicas, Administração e Relações Internacionais, coordenador do Grupo de Pesquisa DEPEC da UNIP e Mestre em Economia Política pela PUC-SP.
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