30 abr 2020

5 dicas de como gerenciar as notas fiscais da sua empresa

Como gerenciar as notas fiscais da minha empresa? Essa é uma dúvida que muitos empresários possuem. E isso é especialmente verdade para os que estão iniciando um negócio e ainda não entendem como funciona toda a questão burocrática que envolve o gerenciamento de notas fiscais.
5 dicas de como gerenciar as notas fiscais da sua empresa

A primeira coisa que você precisa saber é que notas fiscais físicas, ou seja, em papel, não existem mais. Sabe aqueles “bloquinhos” de notas fiscais que eram encontrados basicamente em todas as empresas alguns anos atrás?

Pois então, esse tipo de nota fiscal está extinta. Atualmente somente notas fiscais digitais são emitidas por meio de softwares específicos conectados aos órgãos do governo.

Claro, você ainda pode imprimir essas notas (os DANFEs, na verdade!), por exemplo, para entregar ao seu cliente após uma venda ou mesmo para enviar ao seu contador. Mas a prática de fazer um “blocos de notas” ficou para trás.

Por isso, se você quer tornar a gestão financeira de sua empresa mais moderna, veja os 5 passos que deve seguir para gerenciar corretamente suas notas fiscais.

Mas antes de conferir nossas dicas de como fazer a gestão de suas notas fiscais, dê uma olhada em 10 bons motivos para adotar essa prática em seu negócio:

5 dicas de como gerenciar as notas fiscais da minha empresa

Abaixo seguem algumas dicas para você que não sabe como gerenciar ou quer otimizar esse processo de gerenciamento das notas fiscais da sua empresa.

São dicas simples e fáceis de implementar em uma empresa, mas que muitos empreendedores não sabem como proceder, por falta de conhecimento ou de profissionais capacitados na empresa.

Confira:

  1. Tenha um sistema otimizado de emissão de notas fiscais eletrônicas;
  2. Tenha um ou mais responsáveis pelas notas fiscais;
  3. Faça backup;
  4. Separe em pastas;
  5. O que fazer com notas de mais de 5 anos.

Abaixo falaremos mais sobre cada uma dessas dicas.

1. Tenha um sistema otimizado de emissão de notas fiscais eletrônicas

A primeira dica para quem quer saber como gerenciar as notas fiscais da empresa é ter um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.

Ter um sistema desses é fundamental para poder manter sua empresa dentro da lei. No entanto, um sistema otimizado é ainda melhor.

Muitas empresas de softwares oferecem sistemas de emissão de NF-e, mas com poucas funções.

Na hora de escolher um sistema, busque uma gerenciador de nota fiscal eletrônica que tenha renome dentro do setor e que também ofereça um sistema otimizado para aquilo que você mais precisa no dia a dia do seu negócio.

Essa é uma dica muito importante para já “acertar de primeira” e ter acesso a um software que vai fazer diferença para o seu negócio.

2. Tenha um ou mais responsáveis pelas notas fiscais

Para cuidar das emissões de notas fiscais, cadastro de produtos novos, alterações de preços de produtos, o ideal é definir profissionais especificamente para esse setor. Dê preferência para um colaborador com formação ou conhecimento em contabilidade e experiência em gestão financeira.

Caso isso não seja possível, é importante que você dê todo o treinamento específico para que a pessoa responsável por essa área saiba fazer tudo que é necessário.

Quanto menos pessoas sem o conhecimento necessário lidarem em um sistema tão importante quanto o de emissão de NF-e, menos riscos de erros em sua empresa.

3. Faça backup

Essa é uma dica muito importante. Todo sistema de emissão de NF-e tem uma opção para fazer o backup das notas fiscais. Mas a dica de ouro é: não faça backup apenas no sistema.

Utilize um pendrive ou alguma outra fonte de armazenamento externo (o que inclui o backup na nuvem).

Mas, por qual motivo você deve fazer isso? Caso o computador que você utilize apresente defeito, você perde o seu sistema e tudo que estiver nele.

Agora, se você tiver um backup externo, basta instalar o sistema em outro computador e realizar o backup para continuar utilizando o sistema sem problemas.

Lembrando que sistemas que funcionam diretamente na nuvem são ainda melhores, porque não precisam ser instalados em seu computador.

4. Separe em pastas

Organização é tudo. Separe todas as notas emitidas em pastas dentro do seu computador. Separe por data, semana, mês, ano, cliente etc. Quanto mais dividido estiverem as suas pastas, mais fácil para encontrar uma nota fiscal específica.

Pense, se as notas fossem guardadas de forma física e você precisasse encontrar uma específica em meio a centenas, como você faria? 

O mesmo se aplica no mundo digital.

5. O que fazer com notas de mais de 5 anos

Essa é uma “extensão” da dica anterior. Por lei, você precisa guardar todas as notas fiscais emitidas e recebidas pelo período de 5 anos.

Depois de fazer todas as divisões por pastas conforme a dica anterior, separe as notas também por ano.

Mas atenção, não delete as notas com período maior que 5 anos. O ideal é fazer uma outra pasta com as notas com período superior aos 5 anos.

Separar em uma pasta especifica as notas que já ultrapassaram o período de 5 anos também serve para não deixá-las misturadas com as notas mais atuais, evitando assim confusão na hora das buscas.

Agora você já sabe como gerenciar as notas fiscais da sua empresa. Siga essas dicas e traga facilidade para a sua vida de empreendedor.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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