Segundo a pesquisa Demografia das Empresas realizada pelo IBGE e divulgada pela Folha de São Paulo, mais da metade das empresas brasileiras fecharam as portas depois de quatro anos de operação. Esse alto índice pode ser explicado, em parte, pela falta de conhecimento gerencial dos empresários no Brasil.
A falta de processos bem definidos, como organizar as despesas, dificulta a condução dos negócios. Portanto, um empresário ou gestor que busca sucesso precisa acompanhar de perto as ações da sua empresa, o que demanda um grau de informação consistente sobre os diversos setores que façam parte do negócio.
O financeiro é uma área-chave, pois permite calcular os custos, despesas, acompanhar os processos de vendas, projetar margem de lucro e planejar investimentos. Basicamente, ele é responsável por todo o funcionamento da empresa — de forma direta e indireta. Se há uma falha em suas operações, pode-se comprometer todo o funcionamento do negócio. Por isso é essencial que seu trabalho seja feito de forma prática e eficiente, garantindo bom resultado da empresa a longo prazo.
Pensando nisso, neste artigo vamos explicar como organizar as despesas, acompanhar os resultados e, assim, adotar boas práticas de gestão da empresa. Ficou curioso? Então, acompanhe os próximos parágrafos e boa leitura!
Organização e controle
Notas fiscais soltas em gavetas, compras ou vendas não registradas e contas que não são obrigações da empresa, como as despesas pessoais, são alguns exemplos de como perder o controle das finanças. Isso prejudica consideravelmente as economias do seu negócio.
Ter uma organização e controle são fundamentais nos processos administrativos. Por isso, procure estabelecer um sistema para manter suas contas organizadas. Faça o registro dos seguintes itens:
- saldo inicial diariamente: quanto você tem naquele período sem levar em consideração o que vai entrar ou sair;
- entradas: o que você recebeu por suas vendas e a forma de pagamento, como dinheiro, cheque, cartão etc.;
- saídas: tudo o que você pagará;
- despesas fixas: custos que não sofrem alterações, como aluguel, folha de pagamento, honorários etc.;
- despesas variáveis: despesas que são variáveis, como matéria-prima, contas de água, energia, água etc.;
- e custos: tudo o que você gasta na produção de seus produtos.
É necessário manter a disciplina destes registros, inserindo-os imediatamente após a chegada da informação, a fim de certificar-se que os dados não serão perdidos. Também deve-se checar as planilhas e os sistemas de controle diariamente, com o intuito de confirmar se está tudo registrado corretamente.
O prejuízo derivado da falta de controle e organização pode ser bem alto, principalmente quando falamos de contas em atraso. O descontrole pode levar até mesmo a inviabilização das atividades do negócio e, portanto, é essencial levar essa atividade com seriedade e eficiência.
Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode começar fazendo isso em planilhas e depois migrar para uma plataforma de gestão, os famosos ERPs. Esses sistemas são úteis, pois conseguem integrar os mais diferentes processos de uma organização — dos mais variados departamentos — em um mesmo software. Com isso, há os seguintes benefícios:
- maior integração entre os setores;
- melhor consciência do quanto a função de determinada área afeta as demais;
- potencialização da comunicação entre setores;
- melhoria na produtividade de processos que dependam de informações de outras áreas;
- visão integrada do negócio por meio do dashboard do ERP.
Existem ERPs para diferentes tipos de empresas (especializados para setores específicos, por exemplo) e para todos os tamanhos de empresas, como Conta Azul e Zero Paper, que são muito usados por pequenas empresas, passando por Totvs e SAP — para as médias e grandes empresas respectivamente.
Plano de contas
O plano de contas é uma ferramenta que reúne todos os tipos de contas que a sua empresa possa ter, de forma a ter consciência do fluxo de entrada e saída de finanças durante o ano corrente e posterior. Nele, o gestor financeiro reunirá todas as despesas e receitas que terá ao longo do período.
Para que seja mais eficiente, o sistema é dividido por código de identificação e descrição da conta, o que permite maior organização desse sistema de controle. Sua estrutura é dividida em quatro grupos, de acordo com as características das contas, são eles:
1. Ativo
Neste grupo estão os direitos e bens que tenham valores a serem recebidos e posses, como imóveis, por exemplo. Ainda pode ser subdividido em:
- circulante: está relacionado com os bens que se movimentam e que serão convertidos ao longo do ano em recebíveis;
- não-circulante: abrange as quantias a serem recebidas no próximo ano corrente;
- imobilizado: bens móveis e imóveis.
2. Passivo
Nos passivos inclui-se as movimentações que, de alguma forma, diminuem o patrimônio ou o capital disponível da empresa, a incluir contas a pagar e taxas de impostos. Também podem ser subdivididos nas seguintes categorias:
- circulante: são todos os débitos que devem ser acertados dentro do ano corrente. Se enquadram neste caso pagamento de funcionários, parcelas de compras, impostos, entre outros;
- não-circulante: inclui-se aqui as contas que deverão ser acertadas no próximo ano corrente;
- patrimônio líquido: não se trata de um valor a ser pago, mas deve ser descriminado no plano de contas. É o valor líquido patrimonial da empresa, a estar disponível para os sócios para consulta.
3. Receitas e despesas operacionais
Aqui enquadram-se as contas relacionadas com movimentações da empresa, seja por meio dos resultados positivos, bem como os gastos relacionados com a atividade.
As receitas operacionais são as derivadas da atividade fim da empresa. Já as despesas são gastos inerentes à atividade da organização, de forma que sem ela torna-se inviável. Ou seja, estão aqui custos com aquisição de insumos, questões administrativas e taxas de vendas.
4. Receitas e despesas não-operacionais
Nesse rol se enquadram os ganhos e despesas que não estão relacionados diretamente com a atividade-fim da organização, mas que geram receitas e débitos de alguma forma. Por exemplo, acerca das receitas não operacionais, pode-se incluir:
- juros sobre créditos concedidos;
- venda de ativos imobilizados (como imóveis e automóveis).
Já nas despesas, podemos citar:
- doações diversas;
- patrocínio de eventos e atletas;
- patrocínio de influenciadores, entre outros.
Assim, esse plano de contas é utilizado como base informativa para o sistema financeiro de um negócio, permitindo que o empresário ou gestor controle a entrada e saída de dinheiro, a forma como está gastando dinheiro e desenvolver soluções para melhorar a estrutura financeira da empresa.
Controle comercial
Esse sistema organizacional procura entender como a empresa está faturando. Nele estão reunidos o valor de venda bruta, o número de clientes convertidos ou não, o desempenho de seus vendedores e quais são os produtos que têm mais e menos saída.
Lembre-se sempre que quanto mais conhecer as dinâmicas do seu negócio, mais você conseguirá traçar as melhores estratégias para potencializar os rendimentos e evitar prejuízos.
Por exemplo, ao identificar quais são os meses de maior e menor procura pelo produto que é o carro-chefe da organização, é possível traçar estratégias de equilíbrio financeiro, de forma a evitar prejuízos e manter a máquina organizacional em funcionamento.
Esses dados permitem entender o valor médio que entra na sua empresa, quais produtos dão mais rendimentos, quais produtos têm desempenho ruim e podem ser repensados, qual a atuação da sua equipe de vendas, assim como gerar insights de como melhorar as suas vendas.
Controle de estoque
Ter produtos em excesso no estoque é ter dinheiro parado em prateleiras; ter produtos em falta é deixar de fazer negócios.
O controle de estoque é fundamental para o seu sistema de vendas e funciona como um termômetro do desempenho da sua empresa. Se há muita sobra de produtos é sinal de que não está havendo muita venda ou que seus vendedores não estão indo bem.
Um controle de estoque bem-feito permite ajustes gerenciais importantes, ajuda a evitar perdas de produtos perecíveis, impõe maior controle contra perdas e roubos e, dependendo de sua área de atuação, até diminui a probabilidade do seu negócio ser multado por conta de produtos fora da validade ou mal acondicionados.
Por isso, tenha um registro de tudo o que foi comprado junto aos seus fornecedores, daquilo que foi vendido e do que está parado no estoque. Nesse registro anote também os pedidos de novos produtos e os status de entrega.
Sistemas de controle de estoque permitem fazer isso com mais facilidade, desde a chegada da nota fiscal, na entrega, até a saída do produto, com a venda.
A automatização por meio de sistemas de controle também auxilia a analisar o melhor momento de reposição do estoque, necessidade de reposição, quando deve-se entrar em contato com fornecedores. Isso minimiza os danos e a necessidade de realizar promoções posteriormente e, com isso, perder margem de lucro.
Auxílio da tecnologia
Existem no mercado diversas ferramentas que ajudam o empresário e o gestor a administrar uma empresa. Esses softwares reúnem as ferramentas necessárias para fazer os mecanismos de controles citados ao longo deste artigo.
Com eles é possível registrar e acompanhar dados financeiros, monitorar o sistema de vendas, gerar notas fiscais, fazer previsões orçamentárias e compartilhar informações entre colaboradores.
Um exemplo simples e que evidencia a importância do uso da tecnologia para acompanhar o resultado da empresa é por meio de software de gestão para controle de caixa.
O sistema automatizado receberá, de forma automatizada, as informações de entrada e saída de recursos, por meio dos inputs oferecidos pelos funcionários.
Ele, imediatamente, oferecerá todos os cálculos necessários, apresentando um controle de caixa preciso. Ganha-se em agilidade e, também, em confiança nos dados, de forma a certificar-se que não há erros neles.
Outro ponto positivo para utilizar a tecnologia a seu favor é: softwares de gestão financeira podem, de forma automatizada, gerar cobranças e orçamentos a partir de dados enviados por clientes.
No caso de orçamentos, a partir do preenchimento de um formulário, o cliente enviará os inputs para o sistema e ele, automaticamente realiza os cálculos e os redireciona para quem está realizando a prospecção.
Já no caso de cobranças, a partir de um cadastro prévio, o software gera, no prazo estipulado, o boleto e o encaminha para o cliente, de forma a facilitar o processo de recolhimento de receitas. Interessante, não é mesmo?
Outro importante aliado são os sistemas que utilizam armazenamento de informações e documentos na nuvem. Isso porque, em primeiro lugar, há a vantagem de contar com um backup disponível online sempre, ou seja, os dados não serão perdidos em caso de problemas em máquinas e servidores.
E, também, há a vantagem de poder acessar os conteúdos a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel, facilitando a resolução de problemas, quando necessário.
Os sistemas ERPs que citamos anteriormente também entram nesse quesito, e são importantes aliados para o acompanhamento de resultados do negócio de forma prática, bem como auxiliam na tomada de decisões que impactem todos os departamentos.
Organizar as despesas da empresa é algo simples, desde que você se disponha de ferramentas importantes para realizar esse processo. Lembre-se que é algo estratégico e, portanto, deve ser feito com prudência e eficiência.
Seguindo nossas dicas é possível melhorar a produtividade, diminuir os erros humanos e potencializar a ação analítica dos gestores, auxiliando em um crescimento sustentável do negócio no resultado da empresa.
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