Para ter bons resultados na sua empresa, seja ela de pequeno ou médio porte, é preciso contar com um bom gerenciamento financeiro. Essa gestão do seu orçamento inclui mapear os custos fixos e variáveis.
Conhecer a fundo esses custos permite que você tenha conhecimento da real atual situação atual do seu negócio e crie estratégias para a economia de recursos — o que lhe dará condições para planejar e investir em melhorias e na expansão do seu empreendimento.
Para isso, preparamos, neste post, o que são e como administrar os custos fixos e variáveis para melhorar a sua administração e resultados. Confira:
O que são os custos fixos?
São aqueles que não apresentam grandes variações e estão presentes independentemente do volume ou oscilações de produção, venda ou prestação de serviços que a sua empresa tenha apresentado.
Sendo assim, podem ser considerados os planos de telefone, internet, serviços de limpeza e segurança, gastos com aluguel, impostos, manutenções e salários. Esses custos somente sofrerão alterações em casos de mudança de planos, alterações no valor do aluguel ou aumentos de salário, por exemplo. Mas, de forma geral, eles permanecem os mesmos mensalmente.
O valor do aluguel leva em consideração tanto o ponto comercial que o seu negócio está quanto o espaço físico. As contas básicas, podem apresentar variações mínimas, mas não são consideradas como custos fixos já que são necessárias para manter o funcionamento da sua empresa.
Como dissemos, salários e benefícios também estão inclusos nessa categoria, já que todo mês devem ser pagos. Contudo, é um setor mais difícil de economizar, já que tanto os benefícios — vale-transporte e alimentação, por exemplo — quanto os salários devem estar de acordo com o mercado.
O que são os custos variáveis?
São os custos que sofrem constantes mudanças, normalmente, em decorrência das oscilações na produção. Estas são as despesas com matéria-prima, mão de obra, fretes e comissões, por exemplo.
Os gastos com luz e água podem ser considerados como custos fixos e variáveis, isso porque eles se enquadram em dois casos. Existem setores que influenciam diretamente no gasto de energia elétrica e água dependendo do volume de produção — quanto mais se produz, maior a energia consumida —, mas há aqueles que apresentam gastos fixos, como o setor administrativo.
A matéria-prima, por exemplo, vai depender da demanda de trabalho e podem ser influenciadas por questões econômicas como a inflação e as climáticas. Tudo depende da matéria-prima que você precisa.
Como detectar as oscilações e diferenças?
É de grande importância para a sua gestão entender quais são as diferenças entre os custos fixos e variáveis. Por meio dessa prática, é possível ter mais embasamento para a tomada de decisões e para definir os preços de produtos e serviços de acordo com os custos que você tem e, assim, ter bons resultados com a rentabilidade. Para isso, sempre tenha total controle do seu fluxo de caixa, analisando constantemente todo e qualquer tipo de entrada e saída de recursos da sua empresa.
Como diferenciar os custos fixos e variáveis? A forma mais rápida e certeira para fazer esse controle é por meio de planilhas. Primeiro tenha uma planilha — que pode ser elaborada por você ou por download na internet — que esteja de acordo com as atividades e necessidades do seu negócio.
Após isso, a partir da definição que lhe apresentamos, descreva os custos que você teve em determinado período, podendo ser mensal, bimestral ou até mesmo trimestral, mas lembrando-se que deve estar de acordo com o nível de produção e com o tipo. No mais, sempre tenha em mente que os custos fixos se repetem todo mês, assim, por eliminação, você encontrará os demais custos.
Com os valores obtidos, será possível conhecer as oscilações que os custos apresentam de acordo com o mês e com a produtividade e, assim, você poderá saber onde economizar recursos para investir em melhorias. Sendo assim, conhecer essa diferença e as oscilações é fundamental para que você entenda os resultados e características financeiras da sua empresa.
Como calcular os custos?
Como dissemos, os valores e características dos custos fixos e variáveis dependem do volume de produção, porte e atividade que a sua empresa desempenha. No entanto, para mapear esses custos é bem simples. Basta que você faça um levantamento mensal das despesas que o seu negócio vem apresentando.
Aqueles valores que se repetirem, ou não apresentarem consideráveis mudanças, são os custos fixos e essenciais para o funcionamento saudável. Já aqueles que oscilam de acordo com determinada situação, como o mês ou volume da produção, serão os custos variáveis.
Como controlar os custos fixos e variáveis?
Além de saber detectar e conhecer os custos fixos e variáveis, existem práticas que devem ser adotadas para uma gestão eficiente que garantirá bons resultados. Algumas delas são:
Administre os custos constantemente
Um bom gerenciamento de custos requer disciplina e constância. Para isso, registre todas as saídas e entradas do seu caixa e as separe em categorias, seja por cliente ou por tipo. Assim, você poderá estipular metas, cobrir desfalques e até mesmo estudar estratégias que diminuam esses gastos para aumentar a lucratividade, e consequentemente, o crescimento do seu negócio.
Tenha um planejamento financeiro
O planejamento financeiro é, constantemente, uma prática que lhe possibilita ter sucesso nas finanças. Então, estabeleça objetivos e metas de acordo com a real situação da sua empresa e crie uma rotina para cuidar das contas. Nessa etapa, você pode contar com a ajuda de diversos softwares de gestão disponíveis no mercado, assim você otimiza o seu tempo de trabalho e evita erros.
Fique atento aos impostos
Controlando os seus gastos fixos e variáveis você terá total conhecimento dos impostos e tributos que a sua empresa deve pagar. Dessa forma, você ficará em dia com os órgãos de fiscalização, com a legalidade e não correrá o risco de pesar o bolso com multas por atraso.
Conhecer os custos fixos e variáveis é de grande importância para uma gestão eficiente da sua empresa. Como pôde ser percebido, por meio dessa prática você conhecerá o comportamento e condições da sua empresa e, assim, saber em quais setores é possível investir em melhorias e criar estratégias.
