Os avanços tecnológicos proporcionaram o surgimento de diversos sistemas e ferramentas que auxiliam as empresas e, mais especificamente, o departamento de recursos humanos a terem uma melhor gestão.
Ferramentas que ajudam seu negócio a ter um melhor planejamento, que forneçam indicadores de desempenho e que garantam uma maior organização de seus documentos fazem toda a diferença para uma gestão empresarial.
Um bom controle de ponto é uma dessas ferramentas que podem auxiliar bastante a sua gestão empresarial e fazer com que ela seja mais eficiente. Assim, seu negócio poderá prosperar e se destacar no mercado.
Já falamos aqui no Papo Biz algumas vezes sobre como empresas organizadas têm muito mais chance de crescerem. Afinal, todo bom gestor quer expandir e potencializar seu negócio.
Agora que você já sabe que ter um controle de ponto com certeza irá ajudar seu negócio nessa tarefa, eu te pergunto: quais características esse sistema deveria ter para garantir uma melhor gestão?
Continue lendo para descobrir!
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é um instrumento que registra os horários de entrada, pausa e saída dos colaboradores de uma empresa. Ele permite que as organizações administrem a jornada de trabalho de seus funcionários e faz com que elas estejam dentro da lei.
Afinal, o art. 74 da CLT determina que todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar um sistema de controle de ponto.
Com esse controle dos horários, é possível saber quantas horas extras cada colaborador realizou, as faltas, atrasos e muito mais. Agora, você deve estar se perguntando: se eu tenho menos de 20 funcionários, não sou obrigado a ter um controle de ponto?
Por lei, não. Mas isso não significa que você deva deixar de ter um sistema desses, já que o controle de ponto traz diversos benefícios para o seu negócio. Antes de falar mais sobre isso, vou explicar os principais tipos de sistema que existem.
O primeiro deles é o controle de ponto manual, um dos mais antigos que existe. Nele, os funcionários anotam seus horários de entrada, pausa e saída em um livro. Mas várias empresas começaram a ter problemas com erros de anotação e fraude, o que fez com que um novo sistema surgisse: o mecânico.
Esse é um dos primeiros relógios de ponto que surgiram, e nele os colaboradores inserem seus cartões em uma máquina que registra seus horários. Apesar de ser mais seguro do que o livro, esse método ainda necessitava de uma conferência manual, e ainda era suscetível à fraudes e gerava um grande custo de manutenção para as empresas.
Por isso, graças aos avanços tecnológicos, o Ministério do Trabalho resolveu criar duas portarias que revolucionaram o controle de ponto e permitiram o surgimento de sistemas mais modernos: a 1.510, que regulamentou o uso dos relógios de ponto eletrônicos e os sistemas de ponto eletrônico para empresas, e mais tarde a 373, que permitiu a utilização de sistemas alternativos.
Dentre todos esses mencionados, o alternativo se tornou a melhor opção disponível no mercado do trabalho. Ele permite o registro dos horários por meio de diversos aparelhos, ou seja, o funcionário pode bater o ponto pelo celular, computador ou tablet por exemplo.
Além disso, esse sistema possui diversas ferramentas que garantem a segurança e praticidade na marcação de ponto, e os gestores podem acompanhar todas as informações de seus colaboradores em tempo real.
Vamos ver melhor as características desse sistema que farão com que seu negócio tenha uma série de benefícios.
Benefícios do controle de ponto
O controle de ponto foi criado com o objetivo de ajudar as empresas a terem uma boa administração da jornada de trabalho de seus funcionários. Mas além de ajudar nessa tarefa, um sistema alternativo moderno e completo traz diversos benefícios para o seu negócio.
Uma das principais vantagens desse tipo de sistema, como mencionei no tópico anterior, é proporcionar que os colaboradores registrem seus horários por diversos aparelhos. O ponto móvel funciona de forma online, e sua primeira vantagem é permitir o acompanhamento dessas informações em tempo real.
Com isso, as empresas não precisam mais se preocupar com o controle de frequência de funcionários que trabalham externamente ou em home office por exemplo, uma vez que esse sistema possibilidade o registro de ponto de qualquer lugar. E para garantir a segurança, sistemas como o da PontoTel possuem ferramentas de geolocalização, que mostra o local exato em que cada funcionário marcou seu ponto.
Outro benefício do controle de ponto é melhorar a produtividade. Muitas empresas possuem colaboradores que realizam horas extras, mas quando esse comportamento é constante, esse excesso de horas pode prejudicar o bem estar dos colaboradores e afetar sua produtividade.
Por isso, com um sistema alternativo que garanta a veracidade dos horários registrados, os gestores podem ver quais funcionários estão realizando um excesso de horas extras e, a partir disso, elaborar estratégias para evitar problemas que podem decorrer disso, como desmotivação, absenteísmo, e atraso na entrega de resultados.
Por fim, esse sistema apresenta um custo muito menor quando comparado com outros sistemas como o manual ou o mecânico, que além de serem caros, precisam de constantes manutenções e de softwares complementares para a realização da gestão do ponto.
Mas sistemas como o da PontoTel unem todas as etapas do controle de ponto em um único lugar, o que também agiliza e facilita tarefas como o fechamento de folha dos colaboradores.
Eu mencionei o PontoTel porque ele é o melhor sistema de controle de ponto disponível no mercado, e possui diversas ferramentas customizáveis para facilitar o controle de jornada de trabalho na sua empresa. Confira o próximo tópico para saber mais sobre isso!
Controle de Ponto para gestão
Como eu disse acima, o PontoTel uniu o registro, tratamento e gestão de ponto em um só lugar, e desenvolveu uma série de ferramentas que possibilitam que sua empresa tenha segurança e todas as informações necessárias para ter uma boa gestão em tempo real.
Como a gestão empresarial atua em todos os departamentos da organização, seus responsáveis precisam ter todas as informações dos colaboradores de forma fácil e rápida para conseguir elaborar as melhores estratégias.
Para isso, a PontoTel desenvolveu um painel de acompanhamento customizável, que possibilita acompanhar em tempo real a quantidade de horas extras, os funcionários que estão atrasados, quantas colaboradores faltaram e muito mais.
Agora, de nada adianta ter essas informações se elas não estiverem organizadas. Por isso, o sistema também possui mais de 20 tipos de relatórios gerenciais que permitem visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipes. Ou seja, eles auxiliam sua empresa na gestão estratégica ao possibilitar que ela tenha todas as informações em um único meio.
Por fim, para ajudar sua empresa a ter uma boa gestão, o PontoTel possui uma ferramenta que mostra métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas, ou para realizar planejamentos estratégicos: os dashboards customizáveis.
Se tem uma coisa que eu tenho certeza, é de que com o PontoTel seu negócio irá se destacar no mercado de trabalho, e sua empresa terá todas essas informações de forma muito mais rápida! Não perca tempo, e agende uma demonstração para conhecer mais sobre o sistema!
Conclusão
Durante muitos anos, o controle de ponto era visto como algo extremamente burocrático, e só era adotado por ser uma obrigação legal. Mas hoje em dia esse cenário já mudou, e o surgimento de sistemas modernos e completos como o da PontoTel permitiram que as empresas vissem os benefícios que esse sistema traz para o seu negócio.
Por isso, se você ainda não tem um sistema desses, ou possui um que seja ultrapassado, não perca mais tempo!
Esse Guest Post foi escrito em parceria com o time da PontoTel.
