Quem nunca se viu atolado de tarefas, sem saber por onde começar? Se você passa por isso ou já enfrentou esse desafio alguma vez na vida, a resposta para o seu problema talvez seja a gestão de tempo.
Uma boa gestão de tempo no trabalho pode ser o diferencial para sua qualidade de vida e até o divisor de águas entre ser um bom profissional ou um profissional mediano.
Saiba de uma vez por todas como melhorar sua gestão de tempo com essas dicas.
O que é gestão de tempo?
O dia sempre vai ter as mesmas vinte e quatro horas para todos nós. Por isso, a pergunta certa a ser feita é: quais são as nossas prioridades?
A gestão do tempo é uma prática que envolve:
- Planejamento das atividades que precisam ser realizadas: saber exatamente o que tem que ser feito.
- Controle da duração de cada atividade: o ponto central é justamente saber o que “cabe” no tempo que temos disponível e não o contrário.
- Capacidade de foco para evitar distrações: as distrações são muitas e podem colocar todo o nosso planejamento a perder. Portanto, evitar distrações é parte crucial da gestão de tempo no trabalho.
- Adequação entre horário de trabalho e a lista de atividades que devem ser feitas: pensar em blocos de tempo para atividades, como por exemplo: atividades de gestão, atividades de vendas, atividades de finanças, atividades pessoais e, assim, organizar as tarefas nesse intervalo de tempo.
6 dicas para melhorar sua gestão de tempo
Uma boa gestão de tempo é sinônimo de produtividade e, para sermos produtivos, precisamos executar da melhor forma possível as tarefas no tempo que temos disponível.
Vem ver algumas dicas da Isadora Clark, gerente de Marketing aqui na Biz, para melhorar sua gestão de tempo e produtividade:
Planeje sua semana de trabalho
Muitas pessoas pecam na gestão de tempo por não seguirem o básico: organizar a agenda. É fundamental que você comece a semana com clareza de uma coisa: quanto tempo você tem disponível para suas tarefas?
Não se engane: o dia tem 24 horas, mas nem todas estão disponíveis para as tarefas do trabalho. Temos reuniões, transporte, filhos, tarefas domésticas, responder e-mails, dentre tantas outras coisas que podem encurtar seu tempo. Portanto, planeje-se!
Para otimizar e organizar o dia a dia da sua empresa, produzimos um modelo de planner que você pode baixar gratuitamente:
Defina prioridades
Com o planejamento em mãos e suas tarefas bem mapeadas, é chegada a hora de definir o que deve ser feito primeiro. Quando se trata de projetos, leve em consideração quais tarefas precisam ser entregues primeiro. Mas quando se tratam de tarefas recorrentes, priorize aquelas com maior impacto sobre tarefas futuras ou outras pessoas. A matriz de Eisenhower é uma das ferramentas de gestão de tempo que pode ajudar em ambos os casos. Ela auxilia na priorização de tarefas, para delimitarmos o que é importante e o que é urgente. Olha só esse exemplo:
Aprenda a delegar tarefas
Se você trabalha em um time, aprenda a delegar tarefas. Muitas vezes somos pouco produtivos e gerimos mal o nosso tempo por executar tarefas que poderiam ser feitas por outras pessoas. Identifique quais podem ser feitas por outras pessoas e delegue!
Fuja da procrastinação
A procrastinação é um dos maiores inimigos da boa gestão de tempo e reduz nossa produtividade. A autora Mel Robbins explica que temos uma janela de 5 segundos para começar a executar qualquer tarefa antes que o cérebro nos convença do contrário.
Assim, ela sugere que façamos uma contagem regressiva de 5 a 1, para distrairmos o cérebro de pensar em motivos pelos quais deveríamos procrastinar. E, nesses 5 segundos, sem nos darmos conta, já estamos com a mão na massa.
Evite distrações
Esse é bem simples: desligue as notificações do celular, e-mail, navegador de internet ou qualquer outra possível ferramenta. Se você reservou o tempo na sua agenda para trabalhar, apenas trabalhe. Diminua as distrações para conseguir manter o foco e não dar espaço para a procrastinação.
Reduza ou otimize suas reuniões
Nos ambientes corporativos, muitas vezes as reuniões são as maiores vilãs do trabalho. Mas elas também são necessárias. Portanto, reduza suas reuniões, tente executá-las no menor tempo possível ou realize-as em horários alternativos.
Por exemplo, a metodologia ágil Scrum propõe uma reunião diária de 15 a 30 minutos logo no primeiro horário, para que o time responda objetivamente o que foi feito no dia anterior, o que será feito no dia e quais os obstáculos para as tarefas.
Nessas reuniões, chamadas de daily scrum, de maneira bem objetiva, o time consegue se atualizar e se ajudar nos desafios para execução das tarefas.
O que achou das dicas para melhorar a gestão de tempo no seu dia a dia? Vimos que é importante planejar sua semana de trabalho, definir prioridades, delegar tarefas, fugir da procrastinação, evitar distrações e otimizar as reuniões.
Você já aplicou alguma? Agora é com você!
André Galhardo é economista-chefe da Análise Econômica, professor universitário nos cursos de Ciências Econômicas, Administração e Relações Internacionais, coordenador do Grupo de Pesquisa DEPEC da UNIP e Mestre em Economia Política pela PUC-SP. Possui ampla experiência em análise de conjuntura econômica nacional e internacional, e é autor do livro “O Salto do Sapo: a difícil corrida brasileira rumo ao desenvolvimento econômico”.
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