Efetuar o pagamento de funcionários é seu dever como gestor de empresa e um direto dos seus colaboradores. No entanto, com as inúmeras tarefas do dia a dia é fácil se perder nos prazos e documentos para o pagamento dos salários e demais benefícios. Sabia que existem maneiras de otimizar esse processo?
Fazer uma boa gestão da folha de pagamento da sua empresa é também uma maneira de controlar as informações e contribuir para o crescimento do seu negócio. A falta de planejamento, atrasos ou até mesmo a falta do pagamento de funcionários podem lhe acarretar problemas financeiros e com a justiça.
Pensando nisso, preparamos, neste post, dicas de como fazer a gestão de pagamentos da sua empresa. Confira:
Como fazer a gestão de pagamentos de funcionários?
Automatize os processos
A tecnologia vem para facilitar e melhorar diversos processos que são trabalhosos no nosso dia a dia. Sendo assim, já é possível diminuir o tempo em que você passa calculando o pagamento de funcionários e preenchendo documentos.
Para isso, utilize softwares que fazem de forma automática e rápida todo tipo de cálculo referente a folha de pagamento, tornando esse processo mais eficaz. É possível controlar a jornada de trabalho, emitir os holerites e fazer toda a administração do pagamento. Contudo, lembre-se sempre de disponibilizar e armazenar cópias que deverão ser assinadas por funcionário, para assim, evitar problemas com a fiscalização ou com a justiça.
Faça a provisão de alguns gastos
Os gastos como férias e 13º salário devem ser provisionados. Ou seja, devem ser de completo conhecimento para que seja possível planejar o pagamento desses benefícios. Dessa forma, esses gastos devem estar previstos no início do ano, para que você possa planejar e prever de modo a evitar problemas e prejuízos nas suas finanças.
Antecipando esses benefícios que são de direto dos seus colaboradores você poderá organizar o orçamento da sua empresa e poupar outros gastos para efetivar o pagamento, evitando que venha se desfalcar financeiramente, fique no vermelho ou que seja necessário recorrer a algum tipo de empréstimo.
Atente para as mudanças
Como gestor você já deve estar acostumado com as mudanças que ocorrem o tempo todo e regularmente na empresa. Essas mudanças podem ser, novas contratações, aumentos de salário, promoções, rescisões de contrato, adicionais que podem causar variações no valor do pagamento. Horas extras, bonificações, comissões e desconto de impostos, como FGTS e INSS.
Com isso, é muito importante estar completamente a par dessas situações que podem ocorrer. Elas influenciam diretamente no pagamento de funcionário e no gerenciamento da folha. Então, sempre considere todo e qualquer tipo de alteração desse âmbito no momento de realizar os cálculos.
Crie uma rotina
Criar uma rotina para efetuar o pagamento de funcionário e a entrega de holerites é a melhor maneira para se organizar e não se enrolar com seus deveres. Os holerites ou contracheques é uma obrigação legal da empresa em que disponibilizam informações referentes ao valor do salário, descontos e benefícios.
Sendo assim, esse documento deve ser entregue mensalmente na data de pagamento. Por isso, manter uma rotina, estipular datas e prazos para a entrega dos holerites permite que você administre melhor as movimentações financeiras e recursos da sua empresa, melhorando assim, a sua gestão e resultados.
Padronize seus funcionários
Outra dica para melhorar a sua gestão de ponto e da folha de pagamento de funcionários é padronizar os seus funcionários por cargos e salários. Essa separação facilitará consideravelmente a distribuição de holerites e cálculo de remunerações e demais benefícios, assim como os descontos realizados.
Com isso, você terá conhecimento de quantos funcionários há em cada setor, cargo e média de salários e, assim, otimizará o seu tempo, trabalho e facilitará a sua gestão.
Tenha controle sobre as horas trabalhadas
Estipular uma maneira ou ferramenta para controlar diariamente as horas trabalhadas de cada funcionário facilitará o seu trabalho na hora de calcular a folha de pagamento, tornando o processo mais rápido e certeiro. Segundo as leis trabalhistas, todas as empresas que tenham mais de 10 funcionários estão na obrigatoriedade de registrar as horas trabalhadas. Esse processo é chamado de registro de ponto. Esse controle pode ser feito de forma eletrônica e automatizada ou por meio de registros manuais.
Com isso, você estará ciente do horário de entrada, saída, atrasos, pausas, horas adicionais ou extras de cada funcionário, já que essas informações devem ser consideradas na compensação da folha de pagamento.
Fique atento aos direitos dos trabalhadores
Em geral, não existem justificativas previstas em leis que assegurem situações em que a empresa possa atrasar o salário de seus funcionários. Segundo o artigo 2º da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) a empresa não poderá, de forma alguma, transferir dificuldades financeiras ou riscos econômicos aos seus colaboradores.
Sendo assim, é considerado atraso o pagamento que seja efetuado após o quinto dia útil do mês e, com isso, o seu empregado estará no direito de entrar em processo judicial para receber o pagamento ou utilizar o atraso para uma possível rescisão indireta.
No entanto, o nível de gravidade do atraso no pagamento de funcionários é variável, pois, a rescisão indireta, por exemplo, não é válida em atrasos inferiores a quatro dias ou caso o atraso nunca tenha ocorrido.
Já em atrasos em um período inferior a 20 dias, ocorrerá correção do valor sobre o período e multa de 10% sobre o saldo faltoso. Em atrasos superiores a 20 dias, a multa será somada a um acréscimo de 5% a cada dia útil após o vigésimo dia de atraso. Essas multas e penalidades estão previstas em lei pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Com isso, em casos de longos e recorrentes atrasos de pagamento de funcionários, o empregador estará no direito de solicitar a citada rescisão indireta e você como empregador estará na obrigação de pagar uma multa de 40% que é referente sobre o valor do FGTS.
O pagamento de funcionários pode se tornar uma tarefa mais fácil adotando essas dicas e controlando diariamente os processos da sua empresa. Dessa forma, você diminui o seu tempo com a folha de pagamento e ainda se mantêm em dia não só com a justiça, mas com os seus funcionários que exercerão suas atividades de forma mais satisfatória.
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