Saber como manter o controle dos gastos da sua empresa pode ser a chave para o sucesso de qualquer empreendedor. Isso acontece porque, ao administrar um negócio e realizar a gestão de custos corretamente, você passa a ter conhecimento de tudo que foi investido e de qual deve ser o preço final do seu produto ou serviço para que todo o processo valha a pena.
Partindo desse ponto, é possível traçar um planejamento empresarial bem definido e agir para as tomadas de decisão que irão resultar em um crescimento sólido e duradouro para a sua organização.
Com a intenção de evitar que esse seja um desafio para você, como é para muitos outros gestores, preparamos este conteúdo completo sobre a importância de uma gestão de custos adequada. Além disso, daremos dicas do que deve e do que não deve ser feito na hora de realizar o planejamento financeiro de uma empresa.
Continue a sua leitura e saiba mais sobre esse assunto!
O que é gestão de custos?
Antes de definir o que é a gestão de custos, é preciso entender o que é o custo, certo? Bom, podemos compreender como custo todos os investimentos que uma empresa tem para realizar as suas atividades, sejam estas a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço.
Os custos podem ser despesas fixas ou variáveis e incluem a mão de obra, compra de equipamentos e matéria-prima, energia elétrica, transporte, entre outras coisas. E saber enxergar, calcular e controlar o valor de todos esses recursos é o que chamamos de gestão de custos.
Quando o gestor possui essa ferramenta de conhecimento do seu negócio, torna-se muito mais fácil estabelecer a margem de lucro necessária para obter, de fato, mais lucratividade. Essa estratégia é um dos pilares para a sustentabilidade e sobrevivência de um empreendimento.
Por isso, quando feita de maneira inadequada, a gestão de custos pode interferir diretamente nos resultados, na produtividade e, consequentemente, no faturamento da empresa.
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Objetivos da gestão de custos
Dentre os objetivos que uma empresa pretende atingir ao começar a gerir os seus custos estão:
- Ter mais informações sobre o desempenho das atividades e o rendimento da empresa como um todo;
- Otimizar o desenvolvimento das operações;
- Ter mais informações para realizar as tomadas de decisão;
- E, principalmente, conseguir definir sua margem de lucro com mais precisão.
Quando não há um setor ou profissional responsável pelo controle financeiro do negócio, muitas coisas podem sair do planejamento e prejudicar o andamento da empresa. Assim, todo e qualquer gasto deve receber atenção especial e ser contabilizado.
5 benefícios da gestão de custos para uma empresa
Gerir os custos de uma empresa corretamente é um desafio e tanto, e pode representar também, além de um aumento de receita, a diminuição dos gastos. Por isso, é fundamental manter o equilíbrio entre o que entra no caixa e o que dele sai.
Como esse não é um processo tão simples quanto parece, é preciso investir tempo e profissionais especializados nele. Mas pode apostar: a garantia de que a gestão de custos vai trazer muitos benefícios para o seu negócio é certa. Nós listamos abaixo 5 das principais vantagens, confira:
Impacto direto na redução dos custos
Quando se tem uma visão mais detalhada da situação na qual o empreendimento se encontra, é possível enxergar os desperdícios e traçar um planejamento que tenha a finalidade de enxugar os gastos e deixá-los proporcionais à real demanda da sua produção.
Dessa maneira, você consegue dar conta do que é necessário para fornecer seu produto/serviços ao consumidor, sem que haja excessos e nem desperdícios.
Crescimento da lucratividade
Esta vantagem está diretamente ligada com a anterior, uma vez que, ao eliminar as despesas desnecessárias, o lucro da empresa tende a aumentar naturalmente.
O melhor disso é que, dependendo da situação, suas vendas nem precisam crescer para que esse resultado seja visível. Somente com a diminuição dos gastos, a lucratividade torna-se proporcionalmente maior.
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Produtos e/ou serviços com mais qualidade
A organização e boa administração da gestão de custos acaba influenciando também na qualidade dos produtos e/ou serviços que a sua empresa oferece aos clientes. Com isso, é possível investir mais em matéria-prima, compra de melhores equipamentos e treinamento de novos profissionais.
Satisfazer os consumidores e oferecer o que eles precisam faz com que o seu negócio seja visto com bons olhos, agregando valor e aumentando o fluxo de saída.
Competitividade de mercado com os concorrentes
Quanto maior for o mercado consumidor que você atende, mais fácil será ofertar a ele um bom preço pelo seu produto. Ao diminuir os gastos com a produção, matéria-prima e mão de obra, é possível diminuir também o preço pelo qual seu produto e/ou serviços será vendido e, assim, se colocar na frente dos seus principais concorrentes.
Menos riscos para a sustentabilidade do negócio
Unindo todos os benefícios que já citamos acima é fácil entender o porquê deste último. Menos custos de produção, mais lucratividade e competitividade no mercado, além de produtos e serviços de primeira qualidade, são a chave para qualquer empreendimento bem-sucedido.
Dessa maneira, os riscos de algo não sair como o planejado e comprometer a saúde financeira da sua empresa são bem menores.
Erros mais comuns ao fazer a gestão de custos
A falta de conhecimento e de prática para lidar com as finanças podem ser as grandes vilãs que um empreendimento encontra nos seus primeiros anos de atuação. Existem pesquisas que mostram que, no Brasil, boa parte das novas empresas declaram falência logo no primeiro ano de funcionamento.
Um dos motivos que podem estar atrelados a esses números é o fato de que nem todo novo empresário está preparado ou preocupado em realizar a Gestão dos Custos da maneira correta.
Além de permitir o controle do fluxo de caixa, a identificação dos gastos superficiais e a redução dos custos, a organização financeira garante que o empreendedor saiba para onde e para qual finalidade o seu dinheiro está sendo destinado. Por isso, é importante não cometer erros nesse processo.
Para te ajudar com isso, selecionamos alguns dos piores erros que você não deve cometer na hora de gerenciar as finanças da sua empresa. Veja:
Misturar as despesas empresariais com os gastos pessoais
Pode parecer um erro óbvio, mas a verdade é que, principalmente no caso dos micro e pequenos empresários ou autônomos, isso é bastante muito comum.
Manter despesas pessoais com os recursos da empresa ou então realizar compras para o negócio utilizando o cartão de crédito da pessoa física: seja qual for a direção, não separar os gastos pessoais e empresariais costuma trazer inúmeros problemas para o empreendimento, fazendo com que o gestor perca o controle do montante e prejudique o crescimento da empresa.
A melhor solução para esses casos é a emissão de um valor como pró-labore, ou seja, o dono da empresa também terá um “salário” incluso no fluxo de caixa. Será uma quantia fixa suficiente para sanar as suas contas mensais.
Não ter um planejamento financeiro
Quando você não sabe onde deseja chegar, de duas uma: ou você permanece estagnado ou segue por qualquer caminho que apareça na sua frente.
Como já falamos anteriormente, traçar um bom planejamento financeiro é essencial para que o seu negócio cresça, prospere e atinja ótimos resultados. Por isso, é importante saber quais são os seus objetivos e quais serão os passos para isso. A partir daí, será possível definir o orçamento necessário e realizar as projeções para cada setor da sua empresa.
Neste tópico podemos incluir também o monitoramento periódico do fluxo de caixa para saber o que entra e o que sai da empresa, e o controle do estoque para evitar excessos e desperdícios.
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Não saber como calcular o preço de venda do seu produto ou serviço
Este terceiro erro pode ser considerado como uma consequência dos dois que falamos anteriormente. Isso porque, para saber qual valor deve ser cobrado pelos produtos ou serviços que você fornece aos seus clientes, é preciso ter em mente os gastos que sua empresa teve com a produção dos mesmos.
Despesas com mão de obra, matéria-prima, equipamentos, custos fixos e variáveis, quando somadas à margem de lucro estipulada, formam o preço final da sua mercadoria.
No caso de alguma possível promoção, o ideal é pensar com cuidado nos descontos para que não haja prejuízo para a empresa e para que o cliente também não se sinta enganado.
Não saber como gerir o lucro obtido com as vendas
Se você não cometer nenhum dos erros que listamos até aqui, é bem provável que a sua empresa consiga caminhar com as próprias pernas e, mais ainda, trazer lucro para os próprios cofres.
Porém, mesmo depois que o empreendimento começou a lucrar, é importante continuar atento e organizado para saber o que fazer com esse dinheiro a mais. É comum ver gestores que, nesse ponto, perdem o controle e acabam gastando o montante de maneira a prejudicar o andamento do negócio.
A nossa dica valiosa é: reinvista o lucro – ou, pelo menos, uma parte dele – em elementos que trarão melhorias para a própria empresa, como automatizações, tecnologia, otimizações, treinamentos, campanhas de marketing, entre outras coisas que te ajudarão a crescer ainda mais.
Como fazer a gestão de custos da maneira correta
Agora que você já entendeu a importância e os objetivos da gestão de custos e viu quais são os principais erros que você não deve cometer, nós separamos neste último tópico algumas dicas do que fazer para ter mais sucesso no controle financeiro da sua empresa. Vamos lá?
Faça o registro de todos os gastos do seu negócio
Marque e registre todos os custos fixos e variáveis, sem exceção. Essa prática é a base para qualquer gestão eficiente.
Além disso, é indicado que você crie subcategorias para esses gastos. Por exemplo: contas de consumo, manutenção, salário de funcionários, insumos, gastos emergenciais, entre outros. Só assim ficará mais fácil identificar o que realmente é necessário, o que pode ser cortado e o que está gerando uma despesa muito alta mas pode ser diminuída.
Atente-se aos valores em estoque
Estoque parado representa dinheiro parado e, dependendo do seu ramo de atuação, isso pode trazer muitos problemas para o caixa da empresa.
Para uma gestão correta dos valores que se encontram em estoque é importante levar em consideração a previsão das demandas que podem surgir e o prazo de entrega dos seus fornecedores.
Assim, você evita que o estoque fique abarrotado de produtos que não estão sendo vendidos e, ao mesmo tempo, não realiza vendas caso não tenha o produto disponível.
Invista em soluções tecnológicas
Utilizar softwares para realizar a gestão dos custos é uma ótima opção para empresários que não dominam o processo. Além de dispensarem o uso de papéis e planilhas infinitas no computador, você consegue ter uma visão geral e saber detalhadamente quanto gastou, quanto recebeu, quanto lucrou ou quanto investiu. Assim torna-se possível planejar suas estratégias e, se houver alguma extravagância em determinado mês, se organizar para corrigi-la no período seguinte.
Outra solução tecnológica que pode ajudar empresas a fazer uma boa gestão de custos são os sistemas de gestão de frota. Eles ajudam com os custos logísticos — a soma dos gastos com transporte, estoque e armazenagem — que representam 7,6% da receita líquida, segundo dados do estudo “Custos Logísticos no Brasil – 2017”, do Instituto de Logística e Supply Chain (Ilos).
Esses sistemas oferecem serviços de rastreamento, monitoramento e roteirização veicular que contribuem para a redução tempo de entrega, gastos com combustível e manutenção e até mesmo a jornada de trabalho dos motoristas – todos fatores muito importantes e que podem fazer toda diferença no fechamento das contas do final do mês.
E aí, aprendeu quais os benefícios da gestão de custos para a sua empresa? Então, compartilhe essa informação com a sua rede de contatos e bons negócios para você 🙂
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*Texto originalmente publicado em 21 de janeiro de 2019.
