A boa gestão financeira empresarial é essencial para a solidificação e o crescimento de uma empresa no mercado. Ela é composta por diversos processos financeiros que, quando são realizados corretamente, permitem que as contas da empresa fiquem sempre no azul. Por isso, preparamos este artigo com todos os detalhes sobre esse modelo de gestão.
Em algumas situações, por volatilidade no mercado ou desconhecimento do empresário, pode surgir uma dificuldade maior em manter as contas em dia. Dessa forma, algumas soluções podem ser avaliadas, como a obtenção do crédito consciente. Portanto, vale a pena para o empresário ter o conhecimento necessário sobre as operações que constituem a gestão financeira empresarial do próprio negócio.
Quer saber como ficar com as contas sempre no azul? Continue a leitura e saiba tudo sobre gestão financeira empresarial!
Por que fazer o planejamento financeiro é importante?
O planejamento financeiro é fundamental para todas as empresas, independentemente do porte ou segmento. Ele faz parte de um conjunto de procedimentos que caracterizam a gestão financeira, responsável por controlar as finanças. O seu objetivo é buscar a constante melhoria dos resultados, bem como o aumento do valor do patrimônio.
Entretanto, é muito comum encontrarmos empresas que são prejudicadas porque não conseguem planejar as suas atividades financeiras. Passar pelo processo de construção de um plano financeiro é um exercício valioso para qualquer empresário. Esse planejamento ajuda nas tomadas de decisão no dia a dia e em relação ao futuro.
Para saber qual é o faturamento da empresa, bem como o lucro e o total de despesas, você necessita fazer um controle adequado e preciso dos registros financeiros. Isso é possível por meio do planejamento, que identifica quais são os recursos que estão disponíveis e indisponíveis, fornecendo uma base sólida para as tomadas de decisão.
Por trás da criação de qualquer empresa existe a necessidade de criar um modelo de negócios que seja capaz de gerar a receita necessária para mantê-la funcionando. Isso significa que sua receita deve cumprir com diversas obrigações, como o pagamento dos custos de produção, salários, tributos, matéria-prima e outros mais.
Uma gestão financeira clara e objetiva
Faz parte do propósito do planejamento financeiro manter as contas no azul, permitindo que os investimentos que são feitos na empresa sejam capazes de proporcionar retorno. Por esse motivo, o gestor que faz o planejamento financeiro tem a verdadeira noção do quanto a própria operação custa e o que é necessário faturar para mantê-la em funcionamento.
O planejamento financeiro serve de base para outras ações, como o investimento em novos produtos (ou a melhoria dos atuais), a expansão para outros mercados e a aquisição, a retenção e a fidelização de clientes. Em outras palavras, ele funciona como o cérebro da operação e oferece uma visão mais realista sobre as possibilidades do negócio.
A falta de uma gestão financeira empresarial, portanto, impacta na capacidade de investimento e sustentação da empresa. Nota-se a falta de planejamento financeiro naquelas empresas em que o gestor decide investir na compra de equipamentos ou na construção de novas unidades sem antes consultar as finanças.
O empresário que investe apenas com base na identificação de uma necessidade não garante o retorno do investimento, afinal, não foi verificada a disponibilidade de verba e a viabilidade para a sua ação. Trata-se de uma atitude inconsequente, que tende a impactar negativamente na operação da companhia.
Controle Financeiro
O controle financeiro existe quando são identificadas, por meio de registros, todas as entradas e saídas. A partir dessa identificação, elabora-se os demonstrativos financeiros. São eles que dão base para os indicadores e relatórios que fundamentam as tomadas de decisão, inclusive aquelas que apontam para a necessidade de novos investimentos.
Ignorar a necessidade do controle financeiro pode colocar toda a operação em risco, pois a sua equipe tende a errar o preço de venda dos produtos ou serviços — já que as despesas e os custos são desconhecidos. Do mesmo modo, ninguém conseguirá determinar se a empresa está no vermelho ou no azul.
Gestão Financeira: como controlar os gastos empresariais?
Para fazer uma eficiente gestão financeira empresarial e controlar os gastos corretamente você deve começar pela identificação de todos os valores que entram e saem da organização. As entradas costumam ser concentradas em poucos canais, pois são provenientes dos clientes. Em compensação, as despesas tendem a ser espalhadas.
As despesas de uma empresa se ramificam pelos mais diversos setores que a compõem. Por isso, devem ser identificadas para que o controle de gastos seja possível.
- Contratação de pessoal: os custos que envolvem a demissão e a contratação de funcionários no nosso país são altíssimos. Em vez de reforçar a cultura demissional, opte por estudar melhor o seu empreendimento para conseguir reter talentos.
- Aquisição de materiais: todos os materiais que são adquiridos para o funcionamento da empresa devem ser documentados. Contabilize o estoque, os móveis, os utensílios de escritório, a alimentação dos funcionários e até o café servido.
- Aluguel e condomínio: o espaço físico do seu empreendimento também deve entrar na lista de gastos. Estude a possibilidade de remanejá-lo para um local que supra as necessidades e ofereça uma redução nos custos.
- Maquinário e serviços: as máquinas que fabricam os produtos e os serviços de água, luz, telefone e internet também devem ser analisados. No maquinário, por exemplo, pode-se estar gastando mais com reparos emergenciais do que com manutenção preventiva.
- Custos fixos e variáveis: considere como custos variáveis aspectos como a matéria-prima para a fabricação de produtos e outros, como a água e a luz, que são utilizados no processo. Nos custos fixos, liste aqueles que são pagos frequentemente e que independem do total produzido no mês.
Depois que você elaborar a lista com todos os gastos da sua empresa, prepare-se para controlar melhor as contas. Para tal, listamos as principais dicas a seguir.
Faça o planejamento financeiro
Trata-se da ação fundamental para controlar os gastos. Elabore uma planilha ou contrate um software de gestão financeira empresarial para fazer o planejamento.
Controle todos os gastos
Isso significa que nem mesmo o menor dos gastos deve ser ignorado. Liste todos os valores que entram e saem da empresa por meio do fluxo de caixa.
Tenha contas e controles separados
Mesmo que seja começo do negócio, é fundamental desde sua abertura buscar contas bancárias e cartões para a Pessoa Jurídica, assim como ter controles financeiros separados para as finanças pessoais e as finanças do negócio. Seja esse controle caderninhos distintos, planilhas ou até sistemas (hoje em dia existem diversas opções gratuitas ou com preços bem acessíveis), o importante é possuí-los e mantê-los em dia.
Determine um período para analisar o fluxo de caixa
Quanto menor for o período para analisar o fluxo de caixa, melhor será para a sua empresa — que evitará situações de apertos financeiros para salvar o negócio.
Crie categorias para classificar despesas e receitas
Olhe para as despesas identificadas e organize-as com base em categorias. Dessa forma será possível identificar quais áreas geram mais ou menos despesas. Isso é essencial para que uma ação de redução possa ser tomada.
Pague todas as contas em dia
Parece óbvio, mas muitos empresários não fazem um controle das contas a pagar. O atraso no pagamento das contas gera multa e juros, reduzindo a sua capacidade de economizar e de investir em melhorias.
Antecipe os pagamentos que oferecem descontos
Se você tem um dinheiro em caixa que pode ser utilizado para a antecipação de pagamentos, utilize-o desde que haja um desconto por isso.
Evite o endividamento
Gaste sempre menos do que você ganha para evitar o endividamento. Por isso, a gestão financeira empresarial deve ser feita de forma sistemática para que as contas do dia a dia não se tornem impagáveis pela simples falta de recursos.
Quais são os principais processos financeiros?
Os processos financeiros são frequentemente confundidos com as áreas que trabalham com eles e que, por isso, acabam recebendo os mesmos nomes. Antes de falarmos a respeito do estabelecimento e da execução deles, vamos saber um pouco mais sobre cada um? Confira a seguir quais são os principais processos financeiros.
Contas a pagar e a receber
Processo financeiro que operacionaliza os pagamentos e os recebidos a partir de três princípios básicos: agilidade operacional, confiabilidade e economia.
Administração do fluxo de caixa
Faz a ligação entre as projeções dos recebimentos e os pagamentos e as decisões voltadas para a captação e aplicação de recursos financeiros.
Captação de recursos financeiros
Processo cujo objetivo é reduzir os custos financeiros da empresa. Para isso, alinha a programação de recursos que são captados em linhas de crédito com o fluxo de caixa.
Aplicação de recursos financeiros
Define e opera as aplicações financeiras com base nas sobras do caixa. Esse processo trabalha preferencialmente com os ativos financeiros que são de baixo risco e alta liquidez.
Faturamento
Emite a nota fiscal de venda, a ordem de carregamento, contrata a transportadora, libera a baixa de estoque e gera obrigação ao comprador.
Gestão de crédito e cobrança
Divide-se em duas frentes. A primeira tem foco na análise da capacidade de pagamento dos clientes; já a segunda busca o retorno dos valores que não foram pagos junto aos inadimplentes.
Controle de estoque
Registra, fiscaliza e gere a entrada e a saída de mercadorias e produtos da empresa. Como os itens que ficam no estoque refletem um investimento da empresa, o controle de estoque é considerado parte do capital de giro — por isso, trata-se de um processo financeiro.
Apuração de resultados
Demonstra os lucros e as perdas da empresa. Para isso, apura o saldo final de todas as contas, contabiliza o Imposto de Renda, registra as participações estatutárias e transfere o lucro líquido para os acumulados.
Gestão patrimonial
Atualiza os valores monetários do patrimônio da empresa por meio da contabilização e da depreciação dos bens. Envolve, para isso, atividades como o balanço patrimonial.
Orçamentação
Processo financeiro cujo objetivo é melhorar a rentabilidade da empresa. Adapta os custos e as despesas a um ponto em que torna possível a geração de receitas. Por isso, necessita entender as incertezas e os riscos do mercado para uma expansão sólida e segura.
Comunicação financeira
Ajuda a empresa a dar visibilidade aos negócios. Por isso, informa a importância das suas operações aos públicos que são impactados por elas (investidores, consumidores, mercado e afins).
Como estabelecer e executar os processos financeiros?
O mapeamento e o conhecimento dos processos financeiros é fundamental para que você consiga estabelecê-los e executá-los na sua empresa. São os indicadores gerados a partir deles que possibilitam a implementação de políticas voltadas para os investimentos e o controle dos gastos.
A seguir, veja como estabelecer e executar os processos financeiros.
Mapeie os processos financeiros
A falta de conhecimento sobre os próprios processos se transforma em um gargalo para a operação das empresas. Por isso, estabeleça como meta o mapeamento de todos os processos existentes.
Construa fluxos
Depois que o mapeamento é feito você precisa construir fluxos inteligentes. Para isso, vale a pena estudar as práticas de mercado e identificar se os processos da sua empresa estão sendo cumpridos dentro de uma média aceitável ou não.
Automatize os processos financeiros
A maioria dos profissionais do departamento financeiro permanecem executando suas tarefas de modo manual. Por mais valiosos que eles sejam, estão desperdiçando os próprios talentos em tarefas extremamente operacionais.
Com a ajuda da tecnologia e de um software de gestão financeira empresarial, torna-se possível reduzir os erros em transcrições, cálculos e digitações, alcança-se um nível mais alto de agilidade nos processos e trabalha-se com mais transparência nos dados obtidos.
Monitore os resultados
Como você pretende provar que os processos implementados e executados ofereceram melhorias à empresa? Utilize um sistema de mensuração de resultados, reavaliando os dados semestralmente para que não ocorram desvios que prejudiquem os objetivos da organização.
Quais indicadores financeiros acompanhar?
Um dos maiores erros cometidos por empresários é ter uma visão superficial da gestão financeira empresarial. Acreditar que é suficiente ter o conhecimento em torno apenas das receitas, das despesas, do lucro ou do prejuízo pode levar ao erro. Para tomar as melhores decisões para o futuro da sua empresa é preciso se embasar nos indicadores financeiros.
A empresa que deseja se consolidar e crescer precisa ter muita atenção em relação aos próprios indicadores financeiros, pois eles fornecem dados importantes sobre o desempenho dos negócios. Encontrados nos principais demonstrativos financeiros, a análise deles fornece as condições desejadas para o futuro da organização.
A seguir, confira os principais indicadores financeiros que você deve acompanhar.
Margem operacional
Figura entre os principais indicadores de rentabilidade. Mostra a percentagem real de cada venda, já com as despesas deduzidas — exceto o Imposto de Renda. Percentualmente falando, a margem operacional mostra o quanto a empresa ganhou em relação ao que foi vendido.
Ponto de equilíbrio
Mostra se a sua meta em relação à possibilidade de obter prejuízo é viável ou não. Aponta quantos produtos precisam ser vendidos para que as contas não fiquem no vermelho.
Lucratividade
Aponta para a eficiência operacional da empresa. A lucratividade é um indicador de desempenho que diz qual porcentagem das receitas é, de fato, lucro.
Geração de caixa
Intimamente ligado à lucratividade, esse indicador de desempenho permite que você veja o montante que está sendo guardado. Trata-se da diferença entre a falência e a sobrevivência do negócio, pois é esse índice que permite a criação de um fundo de reserva para os momentos de crise econômica, dificuldade financeira ou baixa demanda.
Cobertura de juros
Ajuda na definição das estratégias em relação ao endividamento, verificando se os juros que incidem sobre as dívidas prejudicam ou não o caixa. Apresenta, portanto, a possibilidade do negócio de pagar juros contratuais.
Liquidez corrente
Índice que mede as condições do negócio de cumprir com as obrigações no curto prazo, dentro dos prazos de vencimento. Por isso a liquidez corrente apresenta o montante que a empresa tem a receber no mesmo período em que outras contas vencerão.
Nível de satisfação dos consumidores
Voltado para o futuro, o nível de satisfação dos consumidores mostra o quanto eles estão ou não engajados com os seus produtos e serviços. Quanto maior for o índice, significa que existem oportunidades de expansão para os negócios. Isso permite que decisões sejam tomadas em relação aos investimentos.
Rentabilidade
Trata-se do potencial de ganho da empresa. Significa o retorno do capital investido. Se a rentabilidade for abaixo do esperado, chega o momento de pensar em novas estratégias para atrair clientes e conquistar mais/outros mercados.
Ticket médio
É o índice de eficiência do empreendimento. Demonstra se as ações de marketing estão obtendo retorno, quais são as técnicas de atendimento que estão dando certo e se os vendedores estão ou não capacitados o suficiente para comercializar os seus produtos.
Qual é o papel do gestor na gestão financeira?
O gestor financeiro é um profissional essencial e estratégico nas operações de qualquer empresa, independentemente do porte. Ele tem diversas responsabilidades, entre elas, cuidar do planejamento das finanças empresariais, fazer a gestão da equipe e dos recursos ligados ao lado financeiro.
Cabe também ao gestor financeiro prestar contas para a diretoria e fornecer o auxílio necessário nas tomadas de decisões. Por isso, listamos as funções desse profissional a seguir:
- coordenação da tesouraria e controladoria financeira;
- planejamento financeiro para que a empresa alcance o sucesso;
- gerenciamento de créditos e captação de recursos para melhorar a administração do caixa e das finanças;
- controle contábil da empresa, cuidando dos impostos e dos tributos obrigatórios;
- aplicação dos recursos financeiros;
- acompanhamento do faturamento para buscar as melhores soluções para os custos existentes.
Porte da empresa e sua gestão
O porte da empresa pode influenciar na quantidade de funções que o gestor financeiro tem. Por isso, recomendamos que ele seja assistido por uma equipe especializada em finanças. Ela deve ser composta por profissionais de outras áreas, como o contador. O trabalho em equipe na gestão financeira empresarial permite que os resultados desejados sejam alcançados com precisão e mais rapidamente.
O gestor financeiro deve ter as mesmas competências de um líder. Por isso, precisa saber trabalhar em equipe, ser inovador, ter disciplina — tanto no planejamento quanto no controle financeiro —, foco no resultado e saber se comunicar de forma clara e eficaz. Desse modo ele consegue motivar e inspirar os membros da própria equipe.
Para assumir o posto de gestor financeiro o profissional deve ter uma alta capacidade de aprendizado para enfrentar novos desafios e responsabilidades. O seu grau de comprometimento também deve ser elevado, para entender a empresa como o objetivo primordial de suas ações. Por fim, ele deve ter o desejo de crescer com a organização.
De qualquer modo, ressaltamos que o trabalho do gestor financeiro não é realizado somente por ele. O trabalho em equipe na gestão financeira empresarial é fundamental para que as contas permaneçam sempre no azul.
Como buscar crédito?
Quem é empresário já passou por alguns momentos preocupantes em que os recursos em caixa ficam em xeque em relação à capacidade de honrar os compromissos assumidos. Por outro lado, você também já imaginou como seria ter mais capital para investir na expansão do negócio.
Nos dois casos, a busca por crédito pode ser uma solução viável. O fato é que muitos empresários ainda enxergam o empréstimo financeiro como algo negativo em vez de olharem para ele como uma solução que oferece tranquilidade ou os recursos necessários para o crescimento.
Por isso, optar pelo crédito é algo que depende de muitos fatores e que necessita de uma análise atenciosa em relação ao momento pelo qual a empresa passa e o uso do dinheiro. Pegar um empréstimo para o capital de giro do negócio, por exemplo, só vale a pena quando o custo de financiar o prazo de pagamento é compensado pela margem que a empresa gera.
Quando o empréstimo é destinado à manutenção do estoque ou matéria-prima, o mesmo deve ser feito se a saída da mercadoria ou a utilização dos recursos for garantida. Solicitar um empréstimo sem ter feito planejamento adequado para o seu uso, portanto, não soa como uma boa ideia.
Para buscar crédito no mercado e manter a sua operação no azul, siga as dicas abaixo:
Determine o quanto precisa
Lembra que o empréstimo precisa ser solicitado ante um planejamento? Portanto, não caia na armadilha de ir ao banco sem saber do quanto precisa. Calcule a quantia necessária tanto para a sua finalidade quanto para as prestações de outros empréstimos, se houver.
Tenha contas e controles separados
Mesmo que seja começo do negócio, é fundamental desde sua abertura buscar contas bancárias e cartões para a Pessoa Jurídica, assim como ter controles financeiros separados para as finanças pessoais e as finanças do negócio. Seja esse controle caderninhos distintos, planilhas ou até sistemas (hoje em dia existem diversas opções gratuitas ou com preços bem acessíveis), o importante é possuí-los e mantê-los em dia.
Controle os gastos não estratégicos
Para um negócio dar lucro, basicamente é preciso faturar mais do que gasta. Na teoria isto é fácil, mas na prática qualquer empreendedor sabe que isso não é tão simples. Por isso, uma vez com um controle financeiro já estabelecido, faça uma análise dos seus gastos e verifique aqueles que são estratégicos para o seu negócio, ou seja, os gastos que acabam sendo fundamentais para agregar valor ao seu produto ou serviço. Para os demais gastos, faça uma análise para tentar cortá-los ao máximo, pesquisando opções e alternativas e também verificando se são necessários no momento.
Esteja com os balanços e fluxos de caixa em ordem
Quando for negociar o crédito com uma instituição, apresente o fluxo de caixa do que pretende fazer com o empréstimo considerando três cenários: o melhor, o atual e o pior. Isso ajuda a evoluir com a negociação. Apresente também os balanços da empresa, reforçando os motivos pelo quais necessita do empréstimo.
Defina um Pro Labore
O Pro Labore pode ser visto como um salário fixo que o empreendedor terá por desempenhar suas funções. Por isso, é importante fazer um equilíbrio entre o valor necessário, o valor possível e também a média de mercado. Tudo que for necessário a mais ou que estiver disponível pode ser retirado como lucro.
Não deixe a Entropia Financeira chegar
A Entropia é um tópico muito utilizado em cálculos de química e engenharia e ela mostra que a tendência natural das coisas é a desordem. Com o dinheiro, acontece o mesmo. Sem não tivermos uma boa organização, a tendência natural é que as contas pessoais e do negócio se misturem e virem um caos, formando a tal da “bola de neve”. E uma vez que ela é formada, dá muito mais trabalho para desfazê-la, por isso, desde cedo, faça um bom controle.
Tenha uma boa precificação
Na etapa do planejamento, é muito importante entender quem são seus concorrentes, o que eles oferecem aos clientes e quanto eles cobram por isso. Na hora de formar seu preço, utilize o seu controle financeiro para verificar quais são os custos e como estes serão incorporados no seu preço. Essas duas ações ajudarão você a ter um parâmetro para formação de preço.
Para quem trabalha com vendas à prazo, não se esqueça também de considerar que o dinheiro só entrará no seu caixa nos próximos meses, e, muitas vezes você tem de pagar seus fornecedores antes de ver o dinheiro das vendas, por isso, toda uma boa estratégia e precificação são fundamentais para que seu negócio não fique no negativo.
Construa um bom relacionamento com o banco e instituições financeiras
Quanto mais longo for o tempo de relacionamento com o banco, melhor será para a empresa. Isso não significa, porém, que você deve concentrar todas as suas operações em uma única instituição financeira. O bom relacionamento com o banco facilita a concessão de linhas de crédito pré-aprovadas.
Mantenha o nome limpo
A inadimplência é um dos aspectos que prejudicam a solicitação de empréstimos, fazendo com que o banco conceda um limite menor do que o pedido. Por isso, mantenha as contas em dia para que o limite de crédito da sua empresa seja sempre alto.
Tenha garantias para negociar
As instituições financeiras preferem conceder empréstimos às empresas que estão em setores cujas margens são altas. Para garantir o empréstimo, tenha em mãos os controles do negócio para mostrar à instituição financeira que você tem noção em relação ao futuro.
Cuidado com os juros dos empréstimos
No cenário em que o negócio esteja no negativo ou esteja precisando de capital para crescer e desempenhar sua funções, é muito importante, antes de tomar qualquer decisão, verificar quais são as possibilidades de crédito. Mais acessível não significa ser a melhor opção, visto o que acontece com o cheque especial, talvez um empréstimo empresarial seja melhor. Busque sempre calcular quanto serão os juros pagos em cada categoria, para aí sim, decidir qual a melhor.
Não busque crédito somente nos bancos grandes
Os bancos grandes não são os únicos que concedem empréstimos para as empresas. Instituições menores fornecem crédito para empresas de pequeno e médio porte, de modo rápido, transparente e digital.
Conforme vimos neste artigo, a gestão financeira empresarial é a responsável por deixar as contas sempre no azul. Considere as dicas e informações compartilhadas aqui para melhorar a qualidade das suas operações financeiras!
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