Você sabe o que é ERP? Para a maior parte dos negócios, a tecnologia é uma peça fundamental, tanto pela produtividade que ela carrega quanto pela eficácia, e especialmente pela capacidade de processamento de um grande volume de informações.
É nesse contexto que o sistema ERP se mostra uma das ferramentas tecnológicas mais relevantes na gestão de um negócio. Vamos conhecer mais sobre esta tecnologia empresarial tão relevante para as empresas na atualidade. Continue com a gente!
O que é ERP
ERP é uma sigla que vem do inglês e significa Enterprise Resource Planning. A sigla foi falada pela primeira vez pela consultoria estadunidense Gartner Group e, traduzindo para o português, é algo como “sistema integrado de gestão empresarial ou sistema de planejamento dos recursos empresariais”.
A ideia, portanto, é de um sistema de gestão empresarial horizontal (que passa por diversas áreas ou processos da empresa) que gere os recursos do negócio, sejam eles humanos, financeiros, materiais (como matérias-primas e outros insumos), tecnológicos, patrimoniais, dentre outros.
Os ERPs ganharam muita força na década de 90, primeiramente entre as grandes empresas, que estavam cada vez mais internacionalizadas e precisavam contar com um sistemas de gestão que lhes permitisse integrar e padronizar todas as informações de negócio de sua matriz e, especialmente, de suas filiais espalhadas pelo mundo.
Atualmente, os avanços da computação em nuvem têm sido o grande vetor de expansão dessas tecnologias que, inclusive, tornaram-se mais acessíveis às pequenas e médias empresas.
A evolução desses sistemas é contínua e cada vez mais novas funcionalidades são incorporadas, aumentando a sua abrangência de atuação dentro das organizações e adaptando a ferramenta a novos tempos, cada vez mais ágeis e integrados.
Leia mais: como fazer a gestão de custos da sua empresa
Quais as vantagens de usar um ERP
Quando pensamos em um pequeno negócio, a grande vantagem do ERP, de maneira disparada, é a sistematização dos dados da sua empresa. Quando os dados das diversas áreas estão catalogados, organizados e categorizados, o seu negócio ganha em grande poder de análise.
Na atualidade, é impensável não utilizarmos os dados a favor do crescimento do seu negócio. Pense, por exemplo, no tema recorrente do planejamento de campanhas de vendas.
Vamos considerar que, neste exemplo, o empreendedor é uma pessoa organizada, que mantém registro de todas as informações de desempenho devidamente catalogadas, mesmo que em planilhas.
O tempo que este empreendedor levará para consultar e analisar essas informações ainda será maior se comparado àquele que utiliza algum sistema.
Um bom exemplo de relatório para uma gestão estratégica mais eficiente é o DRE, Demonstrativo de Resultados do Exercício. O DRE é uma importante ferramenta para a administração de seu negócio. É através dele que o empreendedor vai apurar se suas operações dão lucro ou prejuízo.
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Além disso, ainda podemos destacar outras vantagens importantes do ERP:
Parametrização das informações
Já que começamos falando de dados, uma das vantagens de usar um sistema ERP em seu negócio é obter informações parametrizadas, ou seja, devidamente padronizadas, visíveis e compreensíveis para que todas as pessoas da empresa possam obter o máximo de resultado.
Diminuição do tempo de resposta em transações
No exemplo que demos acima, falamos da capacidade de análise, mas, também, relacionamos ao tempo que o empreendedor ou demais pessoas do time levam para analisar os dados.
Desse modo, um ERP reduz significativamente o tempo de resposta a movimentos de mercado ou mudanças na economia, como crises ou outras dificuldades que possam vir a acontecer, já que os dados estão acessíveis de modo comparável mais rapidamente.
Redução de custos
Com o uso de um sistema de gestão empresarial, é possível reduzir custos de mão de obra, uma vez que a plataforma pode substituir tarefas repetitivas antes feitas por pessoas, além de otimizar processos que poderiam ser mais longos, demorados e, consequentemente, mais custosos.
Também podemos destacar a centralização das informações: muitas empresas utilizam vários sistemas, cada um com seu próprio custo. Ao adotar um ERP, você pode centralizar todas as informações de negócio em um único sistema e, com isso, otimizar os custos.
Além do sistema ERP, a conta PJ digital também é um ótimo meio de simplificar a gestão financeira do negócio, centralizando tudo em um só lugar e garantindo mais liberdade e autonomia ao empreendedor, que não precisa se deslocar e enfrentar filas, pois tudo é feito pelo celular ou computador.
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Flexibilidade e acesso remoto
Em tempos de trabalho remoto, esta é outra vantagem que não podemos deixar de lado. Adotar uma ferramenta, como um sistema ERP, permite que você ou seus colaboradores possam executar parte da gestão do negócio à distância, seja em casa ou em qualquer outro local de sua preferência.
4 passos para escolher um sistema ERP
Geralmente, o preço é fator determinante para a tomada de decisão, principalmente quando se tratam de pequenas empresas. Não existe sistema de gestão empresarial grátis no mercado.
Por isso, é importante sempre reservar uma verba para aplicar melhorias no seu negócio, como a obtenção de um sistema ERP, por exemplo. Caso não tenha essa verba, uma boa alternativa é o crédito PJ.
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Mas, além da questão financeira e orçamentária, outros elementos devem ser levados em consideração para que você faça uma boa escolha de ERP para o seu negócio.
1) Considere se o software é o melhor para o seu segmento: na atualidade, existem muitos ERPs para segmentos específicos. Por exemplo, um ERP destinado à indústria talvez não atenda bem uma farmácia, tampouco um restaurante ou uma consultoria em informática.
Cada segmento possui as suas especificidades e adaptar um software ao seu negócio unicamente porque a mensalidade é barata pode implicar em custos altos de desenvolvimento e padronização para o seu contexto.
2) Avalie as funcionalidades disponíveis: após avaliar se o ERP é adequado para o seu segmento e o seu negócio, verifique se as funcionalidades que ele oferece também atendem as suas dores.
Por exemplo, nem todos os softwares de gestão fazem um acompanhamento preciso do fluxo de caixa da empresa de maneira automatizada, outros são menos ágeis na gestão do estoque.
A questão é que, depois de constatar que o ERP é adequado para o seu negócio, avalie as funcionalidades principais para ter certeza que o software se adequa bem ao seu dia a dia.
3) Seja rigoroso com a experiência de uso: hoje em dia, estamos tão rodeados de aplicativos, sistemas e redes sociais, que a experiência que uma pessoa tem com aquela ferramenta se tornou um elemento decisivo na escolha dos usuários.
Desse modo, ao analisar um sistema ERP, leve em consideração se a interface é amigável, se a plataforma não possui muitos passos para executar tarefas simples, ou outros elementos que possam tornar a experiência ruim.
4) Esteja atento à segurança das informações: há uns dez anos, quando os aplicativos ainda não estavam tão presentes em nossas vidas, vazamento de informações não era algo preocupante. Hoje, dada a relevância que essas plataformas ganharam em nossas vidas, vazamentos de dados passaram a ser um tópico de intensa preocupação das empresas de tecnologia, uma vez que implicam multas pesadas por parte dos órgãos reguladores.
Por isso, esteja atento aos recursos de segurança que o ERP que você está buscando contratar oferece, e se já houve algum caso de exposição de dados no passado.
Leia mais: como se proteger de golpes financeiros
E aí, aprendeu o que é ERP e como implementar esse sistema na sua empresa? Então, compartilhe essa informação com a sua rede de contatos e bons negócios para você 🙂
¹MaisBiz está sendo disponibilizado gradativamente e está sujeito a análise.
André Galhardo é economista-chefe da Análise Econômica Consultoria, professor universitário nos cursos de Ciências Econômicas, Administração e Relações Internacionais, coordenador do Grupo de Pesquisa DEPEC da UNIP e Mestre em Economia Política pela PUC-SP. Possui ampla experiência em análise de conjuntura econômica nacional e internacional, e é autor do livro “O Salto do Sapo: a difícil corrida brasileira rumo ao desenvolvimento econômico”.
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